Образец СТП «Внутренние аудиты» - Gostost.ru

Образец СТП «Внутренние аудиты»

Стандарт предприятия.

Система менеджмента качества

Внутренние аудиты. Основные положения.

 

ПРЕДИСЛОВИЕ

Стандарт предназначен для организации планирования и проведения внутренних аудитов (проверок) на предприятии и служит руководством для их участников.

Стандарт разработан службой БУСК.

При его разработке учтены требования ISO/TS 16949 раздел 8.2.2 «Внутренние аудиты».

 

СОДЕРЖАНИЕ

  1. Предисловие
  2. Введение
  3. Область применения
  4. Нормативные ссылки
  5. Термины и определения
  6. Обозначения и сокращения
  7. Общие положения
  8. Объекты проверки
  9. Планирование проведения внутренних аудитов
  10. Порядок проведения, оформления результатов аудитов и проведения корректирующих действий
  • Приложение А (обязательное) Форма Чек-листа внутреннего аудита
  • Приложение Б (обязательное) Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов.
  • Функции и полномочия Руководителя аудиторской группы
  • Приложение В (обязательное) Форма годового графика внутренних аудитов
  • Приложение Г (рекомендуемое ) Форма программы аудита
  • Приложение Д (обязательное) Форма отчета по внутреннему аудиту
  • Приложение Е (обязательное) Форма журнала проведения внутреннего аудита
  • Приложение Ж (обязательное) Форма плана мероприятий
  • Подписи
  • Лист ознакомления
  • Лист регистрации изменений

 

ВВЕДЕНИЕ

Система Менеджмента Качества предприятия должна соответствовать:

  • требованиям стандарта ISO/TS 16949,
  • требованиям к СМК, разработанным самим предприятием,
  • запланированным мероприятиям.

В целях подтверждения того, что Система Менеджмента Качества внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии на предприятии проводятся внутренние аудиты.

Основными организационными принципами внутреннего аудита являются:

  • Принцип единообразия: Каждый аудит осуществляется по установленной процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.
  • Принцип системности: Планирование и проведение аудита по различным процессам и видам деятельности осуществляется с учетом установленной их структурной взаимосвязи в системе менеджмента;
  • Принцип документированности: Проведение каждого аудита определенным образом документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии проверяемого объекта.
  • Принцип предупредительности: Каждый аудит планируется, и персонал проверяемого процесса или отдельного подразделения заранее уведомляется о целях, объекте, критериях, времени и методах проведения аудиторской проверки с тем, чтобы обеспечить необходимый уровень доверия к аудиторам и исключить возможность уклонения персонала от представления и демонстрации всех требуемых данных.
  • Принцип регулярности: Аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы система менеджмента была объектом постоянного анализа со стороны руководства организации.
  • Принцип открытости: Результаты каждого аудита должны носить открытый характер с тем, чтобы обеспечить «прозрачность системы» для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.

Целью данного стандарта является установление основных положений, касающихся разработки процедуры проведения внутренних аудитов.

 

1 Область применения

Настоящий стандарт регламентирует порядок проведения внутренних аудитов (проверок) в подразделениях организации.

Настоящий стандарт служит руководством для специалистов, осуществляющих внутренние аудиты (проверки), и обязателен для выполнения всеми структурными подразделениями предприятия.

 

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

  • Система менеджмента качества.
  • ISO/TS Особые требования по применению стандарта ISO 9001:2008
  • СТП Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Организация контроля технологическом дисциплины на производстве.
  • Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Контроль проведения испытаний. Периодические и типовые испытания изделий и их составных частей. Организация проведения и оценка результатов.
  • Стандарт организации. Система менеджмента качества. Система обучения и развития персонала.
  • Инструкция. Система менеджмента качества. Ответственность руководства. Анализ СМК со стороны Руководства
  • Инструкция. Система менеджмента качества. Управление несоответствиями. История решения проблем.

 

3 Термины и определения

В данном стандарте предприятия использованы следующие термины и определения:

  • Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).
  • Аудитор — лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки)
  • Группа по аудиту — один или несколько аудиторов, проводящих аудит (проверку), при поддержке технических экспертов.

Примечание: Один из членов аудиторской группы назначается руководителем аудиторской группы.

  • Заключение — выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту (проверке) по результатам аудита после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений.
  • Значительное несоответствие — наличие любого из следующих вариантов:

отсутствие или полное несоответствие СМК установленным требованиям. Несколько малозначительных несоответствий по одному требованию могут вместе рассматриваться как значительное несоответствие;

любое несоответствие, которое могло бы привести к отгрузке несоответствующей продукции. Состояние, которое может обусловить отказ или значительно понизить полезность продукции или услуг для предполагаемого применения;

несоответствие, которое реально или потенциально может вызвать отказ системы качества или значительное снижение ее способности управлять процессами и качеством продукции.

  • Критерии аудита — совокупность политики, процедур или требований.
  • Компетентность — выраженная способность применять свои знания и умение.
  • Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Примечание: У несоответствия может быть несколько причин. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения события, тогда как предупреждающее действие — для предотвращения возникновения события.

  • Коррекция — действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Примечание: Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием. Коррекция может включать, например переделку или снижение градации.

  • Малозначительное несоответствие — это несоответствие установленным требованиям, которое реально или документально вряд ли может обусловить: отказ системы качества или — снижение ее способности обеспечивать управление процессами или приведет к вероятной отгрузке несоответствующей продукции.

Оно может быть:

  1. либо недостатком в некоторой части документирования системы качества,
  2. либо одним или несколькими наблюдавшимися случаями невыполнения требования системы менеджмента качества предприятия.
  • Наблюдения аудита — результаты оценки собранных свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита (наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности для улучшения).
  • Несоответствие — невыполнение требования.
  • Предупреждающее действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной ситуации.
  • Программа аудита-описание деятельности и соглашений по проведению аудита.
  • Продукция — результат процесса.
  • Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности.
  • Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса.
  • Свидетельства аудита — записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита и которая может быть проверена. Свидетельство аудита (проверки) может быть качественным или количественным.
  • Система Менеджмента Качества — система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
  • Технический эксперт — лицо, обладающее специальными знаниями и навыками, предоставляющее их группе по аудиту.

Примечание: Специальные знания и навыки связаны с организацией, процессами и деятельностью, подвергаемыми аудиту. Технический эксперт не является аудитором в группе по аудиту.

 

4 Обозначения и сокращения

  • БУСК — бюро управления системой качества
  • ГЧ — габаритный чертеж
  • ИИЛ — измерительная и испытательная лаборатории
  • КД — конструкторская документация
  • ЛВК — лаборатория входного контроля
  • МС ИСО — международный стандарт ИСО
  • ОАО — открытое акционерное общество
  • ОГМетр — отдел главного метролога
  • ОТК — отдел технического контроля
  • ПСИ — приемно-сдаточные испытания
  • СМК — Система менеджмента качества
  • СТП — стандарт предприятия
  • ТУ — технические условия

 

5 Общие положения

5.1 Внутренние аудиты (проверки) позволяют решать следующие задачи:

  • подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
  • анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
  • подтверждение выполнения корректирующих действий;
  • оценка эффективности функционирующей системы качества;
  • определение степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами СМК;
  • определение путей дальнейшего совершенствования СМК;
  • оценка возможностей в отношении качества процессов производства продукции;
  • оценка характеристик качества продукции и подтверждение их соответствия;
  • подтверждение актуальности и соблюдения требований НД.

5.2 Внутренние аудиты (проверки) проводят через запланированные интервалы во всех рабочих сменах. Цель аудитов установить, что СМК предприятия соответствует:

  • требованиям ИСО/ТС 16949;
  • требованиям к СМК, разработанным самим предприятием или установленным потребителями;
  • запланированным мероприятиям.

5.3 Внутренние аудиты (проверки) проводятся:

  • в соответствии с графиком (плановая проверка);
  • по указанию руководства предприятия (внеплановая проверка);
  • на основании требований потребителей.

5.4 Проводят следующие виды аудитов:

  • Аудит системы Система менеджмента Оценка полноты и эффективности качества выполнения базовых требований
  • Аудит процесса Процесс создания Оценка возможностей в отношении продукта/серийное качества для специальных производство продуктов/групп продуктов и процессов их изготовления
  • Оценка характеристик качества

5.5 Внутренние аудиты проводятся с использованием Чек-листов (приложение А).

5.6 Ответственным лицом за функционирование процедуры «Внутренние аудиты» является Представитель руководства в СМК.

Представитель руководства в СМК:

  • определяет специальный состав сотрудников предприятия, способных осуществлять внутренние проверки;
  • организовывает совместно с Дирекцией по персоналу подготовку персонала в области методов и организации внутренних проверок и проведение обучения;
  • руководит выбором объектов проверки, разработкой графика проверки;
  • организовывает проведение анализа результатов проверок и информирование о них руководства предприятия.

5.7 Специалисты проходят обучение в соответствии с СТО по основам проведения внутреннего аудита.

5.8 Ежегодно составляется Реестр внутренних аудиторов и специалистов, привлекаемых к проведению внутренних аудитов. Реестр утверждается Представителем руководства в СМК и актуализируется по мере необходимости.

Форма Реестра и перечень требований к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в приложении 5.

5.9 При проведении внутреннего аудита (проверки) назначается руководитель аудиторской группы. Функции и полномочия руководителя аудиторской группы приведены в приложении Б.

 

6 Объекты внутреннего аудита

6.1 Объектами внутренних аудитов (проверок) являются:

  • система менеджмента качества;
  • производственный процесс;
  • продукция.

6.2 Аудит Системы ориентирован на систему в целом, при его проведении проводят оценку процессов, процедур, требований СМК.

Цель аудитов системы — оценка точного выполнения установленных процедур СМК и возможность обнаружения областей для улучшения.

6.3 Аудит производственных процессов ориентирован на технологические процессы изготовления продукции. При его проведении проверяются конкретные производственные процессы, с целью определения их результативности, (соответствия установленным требованиям).

Данные аудиты проводятся по ежегодному графику технологами ТБ и КТС цехов и работниками службы качества.

6.4 Аудит продукции ориентирован на саму выпускаемую продукцию. Его проводят по серийной продукции при периодических испытаниях в измерительной и испытательной лабораториях.

Для периодических испытаний ежегодно составляется график. При аудите продукции проверяется ее соответствие установленным требованиям, в том числе геометрические размеры, функциональность, упаковка и маркировка.

6.5 Принципы проведения аудита

Аудит строится на следующих принципах, позволяющих получить информацию, которая используется для улучшения существующих характеристик:

6.5.1 Этичное поведение — основа профессионализма.

При проведении аудита заинтересованные стороны должны быть осмотрительны, нести ответственность за свои действия и выполнять возложенные обязанности честно, неподкупно, сохраняя полученные в ходе работы сведения в конфиденциальности. В случае, когда проверяемая деятельность носит конфиденциальный характер, аудитор должен иметь допуск на участие в этой работе.

6.5.2 Беспристрастность — обязательство представлять правдивые и точные отчеты;

Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи должны правдиво и точно отражать проделанную работу. Неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемым подразделением, неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при проведении аудита, которые могут уменьшить достоверность заключений по аудиту указываются в отчете по аудиту.

6.5.3 Профессиональная осмотрительность — прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

Подбор аудиторской группы осуществляется таким образом, чтобы аудиторы обладали всеми необходимыми знаниями и имели соответствующие навыки для проведения конкретного аудита. Если все необходимые для проведения аудита знания и навыки не обеспечиваются полностью аудиторами, то недостающие знания могут быть восполнены привлечением технических экспертов.

6.5.4 Независимость — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

Аудиторы не должны быть заинтересованы в результатах аудита и должны констатировать факты объективно и беспристрастно. Подбор аудиторских групп проходит таким образом, чтобы их участники не проверяли свою собственную деятельность и были независимы от лиц, ответственных за проведение проверяемой деятельности.

6.5.5 Подход, основанный на свидетельстве — основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

В связи с тем, что аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами, свидетельство аудита основано на выборках проанализированной информации, следовательно, аудитор должен обладать навыками статистического мышления, чтобы иметь возможность представить увиденную картину в целом, а затем ее оценить и представить заключение по результатам аудита.

 

7 Планирование проведения внутренних аудитов

7.1 Проект графика проведения внутренних аудитов (проверок) разрабатывается руководителем БУСК по форме приложения В.

7.2 При формировании графика учитываются факторы, изложенные в разделах 5.2, 6.2- 6.4, предложения, поступившие до 1 декабря в БУСК, от заинтересованных лиц, и данные по несоответствиям в продукции, процессах и СМК, в том числе установленные по результатам предыдущих проверок. Обязательно учитывается количество рабочих смен на предприятии. При этом каждый процесс СМК подвергается проверке как минимум один раз в год.

Внеплановые внутренние аудиты (проверки) вносятся в свободные графы с указанием даты и причины проведения.

7.3 График проведения внутренних аудитов согласовывается с Представителем Руководства и утверждается Генеральным директором предприятия не позднее 25 декабря текущего года на предстоящий год.

7.4 Руководители процессов (служб, подразделений) уведомляются о сроках проведения запланированных внутренних аудитов согласно утвержденному графику посредством электронной почты и телефонной связи за три дня до проведения аудита. Вместе с уведомлением передаются чек-листы с контрольными вопросами.

7.5 Возможно отклонение в объектах проверок, связанное с необходимостью проведения внеплановых аудитов. Они проводятся в случаях появления отклонений, массового выпуска дефектной продукции, изменений в технологии изготовления продукции, освоения новых изделий, значительных изменений в организационной структуре управления предприятия.

При поступлении предложений, требований от; Потребителей, решение о проведении внепланового аудита принимается Генеральным директором по представлению Представителя Потребителя и оформляется приказом по предприятию.

В данном случае уведомление о внеплановом аудите осуществляется аналогично п.7.4.

7.6 На основании графика внутренних аудитов при необходимости составляют программу аудита.

Программа аудита (Приложение Г) содержит: время проведения проверки, распределение обязанностей среди членов аудиторской группы, график проверки, перечень объектов и элементов аудита.

Необходимость составления программы аудита зависит от его объема и определяется руководителем аудиторской группы.

Возможно, информацию, перечисленную выше, указывать непосредственно в чек-листах.

внутренние аудиты смк

 

8.2 Комментарии к схеме 1.

Проверочные листы (Чек — листы) составляются с учетом специфики проводимого аудита. При составлении используется Перечень «Система менеджмента качества. Внутренние аудиты. Перечень чек-листов, используемых при проведении внутренних аудитов». Контрольные вопросы чек-листов заносят в Журнал проведения внутренних аудитов (Приложение Е) графы 1,3‚4,5,6,7,8.

Необходимость программы аудита зависит от его объема (например, аудит проводится в нескольких подразделениях).

В ходе обследования объекта:

  • Руководитель проверяемого подразделения обязан обеспечить проведение аудита и предоставить всю необходимую информацию, определить ответственных сотрудников подразделения для работы с аудиторами.
  • Аудитор должен обследовать проверяемый объект, ознакомится с фактическим состоянием дел, изучить документацию, проверить актуальность и соблюдение требований НД, ссылки на которую даны в изучаемой документации‚ побеседовать с работниками проверяемого подразделения с целью возможности сделать обоснованные выводы. В Журнале приложение Е заполняют графу 9,10.

При каждом внутреннем аудите в подразделении сотрудникам, сфера деятельности которых подвергается внутреннему аудиту, аудитор обязан задать вопросы, касающиеся общих требований к СМК:

  • знакомы ли сотрудники с политикой в области качества завода?
  • знают ли сотрудники, в каких процессах СМК они участвуют, кто является владельцем процесса и руководителем процесса?
  • знают ли сотрудники, какая документация СМК разработана на заводе?

В ходе аудита проверяется выполнение мероприятий, разработанных по результатам предыдущего аудита.

Обсуждение итогов аудита проводится совместно с Руководителем и представителями проверяемого подразделения. Руководитель аудиторской группы докладывает и разъясняет результаты проверки, которые будут занесены в отчет.

Итоговый отчет составляется по форме Приложения Д в срок три дня с момента окончания аудита. При подведении итогов аудита используется метод «да/нет» (OK/NOK). Для формулировки заключения по отчету применяется следующая градация оценки:

«неудовлетворительно», «удовлетворительно», «соответствует, возможно улучшение».

Если в процессе аудита выявлено одно значительное несоответствие, делается общий вывод — «неудовлетворительно», и определяются сроки внепланового аудита.

Если в процессе аудита было выявлено одно или несколько малозначительных несоответствий, делается общий вывод «удовлетворительно».

Если в процессе аудита не выявлено никаких несоответствий делается общий вывод — «соответствует» или «соответствует, возможно улучшение в отчете отмечается выполнение/не выполнение мероприятий предыдущего аудита, так же указывается повторяются они или нет.

БУСК регистрирует отчет в журнале (Приложение Е графа 2). Отчет направляется руководителю проверяемого подразделения, Представителю Руководства (директору по качеству) и представителю ОТК цеха (при аудите производственного подразделения).

Руководители других подразделений, имеющие отношение к-устранению выявленных в ходе аудита несоответствий, получают информацию в воде электронных писем, с отметкой «по итогам внутреннего аудита

Отчет с приложенными документами (чек-листы, планы мероприятий, программа аудита и др. записи) хранятся в БУСК три года.

Руководитель проверяемого подразделения по результатам аудита проводит анализ причин появления несоответствий с заполнением форм 5

Разрабатывает План мероприятий (Приложение Ж) по устранению выявленных несоответствий и причин их возникновения с указанием сроков и ответственных, согласовывает и передает План мероприятий и формы анализа 5 почему в БУСК.

БУСК переносит мероприятия в электронный Журнал (Приложение Е графы 11,12,1З,14)‚ осуществляет контроль выполнения (графа 15) . Свидетельства выполнения (графа 17) предоставляют ответственные за выполнение мероприятий.

Результативность мероприятий аудитор оценивает при очередном аудите (графа 16).

По итогам разработки корректирующих мероприятий руководитель аудита принимает решение о необходимости распространения корректирующих действий на другие процессы/подразделения, в случае если выявленное несоответствие так же может быть обнаружено при функционировании данных процессов/подразделений. Заполняются графы 18.19.20 Журнала. Руководителям данных процессов/ подразделений направляется информация в виде электронных писем, с отметкой «по итогам внутреннего аудита

При необходимости мероприятия ставят на электронный общезаводской учет «Карточка учета мероприятий». Оценка выполнения происходит ежемесячно при осуществлении надзора за прохождением этих карточек.

При не устранении несоответствия БУСК информирует Представителя Руководства для принятия решения.

Руководитель проверяемого объекта должен дать письменное объяснение о причинах не устранения несоответствия и согласовать перенесенный срок устранения с Представителем Руководства.

8.3. По результатам аудиторских проверок руководитель БУСК предоставляет информацию:

  • 1 раз в месяц Директору по качеству для доклада на заводском Днекачества;
  • 1 раз в год Генеральному директору для анализа СМК предприятия

Чек-лист аудит, форма

 

чек-лист форма аудитаформа чек-листа

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательное)

Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов
Квалификация (знания):
  • наличие высшего или среднего специального образования;
  • знание основополагающих нормативных документов (в т.ч. lSO/TS 16949-2009);
  • знание документации СМК предприятия;
  • специальные знания техники подготовки и проведения аудитов;
  • знание статистических методов управления качеством;
  • знание принципов функционирования организации (размер, структура, функции);
  • базовые знания по производственным процессам и производимой продукции (терминология, требования, критические характеристики).
Опыт:
  • опыт работы на предприятии не менее 1 года;
  • умение работать с документами;
  • участие не менее чем в двух внутренних аудитах, проводимых специалистами, допущенными к работе (в течение первого года внедрения СМК допускается участие в проверках аудиторов без практического опыта проверок).
Личные качества:
  • умение выслушивать собеседника, коммуникабельность;
  • объективность и реалистичность;
  • умение аналитически и гибко мыслить;
  • целеустремленность в улучшении качества;
  • умение устно и письменно выражать свои мысли;
  • тактичность, лояльность;
  • неразглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе проведения внутренних аудитов
Функции и полномочия Руководителя аудиторской группы
Функции:
  • формирование состава аудиторской группы и организация её работы;
  • установление и разъяснение объекта и целей проверки аудиторам и руководству проверяемого подразделения;
  • представление группы руководству проверяемого подразделения;
  • решение спорных вопросов своего уровня и представление нерешенных спорных вопросов представителю руководства;
  • составление отчетных документов по итогам аудита;
  • контроль внедрения корректирующих действий;
  • проверка эффективности корректирующих действий;
  • проведение итогового совещания;
  • передача (рассылка) документов по внутреннему аудиту;
  • хранение и ведение документации по аудиту до сдачи в БУСК.
Полномочия:
  • получать всю информацию, необходимую для проведения аудита;
  • принимать решения по вопросам организации проведения аудита и оценки его результатов;
  • контролировать внедрение корректирующих действий;
  • назначать дополнительный аудит для проверки эффективности корректирующих действий по устранению отклонений, выявленных в ходе аудита.

форма реестра внутренних аудитов форма годового графика аудитовФорма программы аудитаформа отчета по внутреннему аудитуформа журнала проведения аудитовФорма плана мероприятий при аудите

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*