Образец СТП "Управление конструкторской документацией сторонних организации" - Gostost.ru

Образец СТП «Управление конструкторской документацией сторонних организации»

ПРЕДИСЛОВИЕ

Данный стандарт предназначен для проведения работ по управлению конструкторской документацией, полученной от сторонней организации (заказчика) для производства изделий на предприятии по договору (контракту) с заказчиком.

Стандарт разработан в развитие СТП Управление документацией и данными. Общие положения», СТП » Управление конструкторской документацией».

Стандарт устанавливает порядок постановки на учет, хранения, выдачи конструкторской документации сторонних организаций, внесения в нее изменений и надзор за состоянием в подразделениях предприятия.

Стандарт разработан ОГК.

Введен впервые

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящий стандарт устанавливает правила управления конструкторской документацией, полученной от сторонней организации (заказчика), на предприятии при организации управления документацией и данными B системе менеджмента качества.

1.2 Стандарт обесценивает полноту и актуальность конструкторской документации по договорам в течение всего периода изготовления изделий.

1.3 Стандарт обязателен для всех подразделений предприятия, осуществляющих работы по КД, полученной от Заказчика.

1.4 Данным стандартом предприятия устанавливается ответственность и взаимодействие соответствующих подразделений и должностных лиц за выполнение предусмотренных в нем правил и процедур.

1.5 Порядок согласования требований к нестандартному технологическому (тестовому) оборудованию, используемому при производстве договорных изделий, и, при необходимости его разработки, настоящим стандартом не устанавливается и подлежит описанию в отдельном стандарте.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

3 ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • БДКД — База данных конструкторской документации
  • БППиТ — Бюро подготовки производства и технологий
  • БТД — Бюро технической документации
  • БУСК — Бюро управления системой качества
  • ГОСТ — Государственный стандарт
  • ДЗЛ — Директор по закупками логистике
  • ДПр — Директор по производству
  • ЗК — Заводская комиссия
  • ИИ — Извещение об изменении
  • КБ — Конструкторское бюро
  • КД — Конструкторская документация
  • ОГК — Отдел главного конструктора
  • ОГТ — Отдел главного технолога
  • ПДО — Планово-диспетчерский отдел
  • ПО — Программное обеспечение
  • ПП — Печатная плата
  • ПР — Предложение об изменении
  • ТД — Технологическая документация
  • ЧД — Чек- лист проверки комплектности документации
  • ЭКД — Эскизная конструкторская документация

4 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ КД

4.1 После подписания контракта на производство, БТД должно получить от сторонней организации (Заказчика) в бумажном или электронном варианте комплект КД в соответствии с чек-листом по форме Приложения А.

4.2 Функцию руководителя проекта выполняет главный конструктор или лицо, назначенное техническим директором.

4.3 Чек — лист инициирует ОГК, вписывает в него наименование изделия, обозначение, Заказчика и передает его в электронном виде в БТД для дальнейшего заполнения по мере получения КД от Заказчика.

При отсутствии у Заказчика какой-либо КД из перечня, указанного в чек-листе, вопрос о ее необходимости решает главный конструктор.

4.4 При необходимости (по заявке ОГТ, БППиТ), БТД запрашивает у Заказчика дополнительную документацию, необходимую для подготовки производства. Получение дополнительной документации также регистрируется в чек -листе.

4.5 При приемке КД работник БТД проверяет количество листов в документах, внешний вид КД, читаемость, копиропригодность.

4.5.1 Ответственность за правильность переданных в электронном виде документов (КД,ММ,ПО и ПП) несет ОГК.

4.6 После получения КД БТД направляет по электронной почте заполненный чек-лист главному конструктору и главному технологу, которые проверяют наличие всех необходимых документов и подтверждают это электронным сообщением в адрес начальника БТД.

4.6.1 После получения сообщений начальник БТД делает соответствующие отметки в графе «Примечание» чек-листа, что подтверждает достаточность КД для начала подготовки и производства изделия.

4.7 БТД располагает чек- лист в «Прочие документы» со следующим обозначением:

Файл Чек-листа:

ЧД обозначение изделия по КД Заказчика.

Пример:

ЧД_1118-3763080.pdf

4.8 БТД направляет чек — лист в ПДО по электронной почте для информации о наличии необходимой документации.

5 ПОСТАНОВКА НА УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И РАССЫЛКА КД

5.1 Полученный от заказчика комплект КД работник БТД регистрирует в инвентарной книге по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501.

Допустимо ведение инвентарной книги в электронном виде.

5.2 Учет КД БТД ведет на карточках учета по формам 2, 2a, 26, 2B в соответствии с ГОСТ 2.501. На каждый документ (включая файлы ММ‚ПО и ПП) составляется отдельная карточка учета в бумажном или электронном виде, каждому документу в бумажном виде присваивается инвентарный номер.

5.3 Переданную в бумажном виде КД ответственный сотрудник БТД сканирует и сохраняет ее в формате pdf, наименование файлов. Ответственный сотрудник БТД несет ответственность за соответствие электронного документа в формате pdf бумажному варианту документа.

5.3.1 Переданные в электронном виде файлы ответственный работник БТД проверяет на соответствие требованиям по формату. Допускается формат файлов отличный от указанных в приложении.

Наименование файлов, переданных в электронном виде документов, не изменяются, за исключением случаев, когда по названию файла нет однозначной идентификации содержащегося в нем документа. Файл с первоначальным именем сохраняется в той же папке хранения файлов.

5.3.2 При передаче КД одновременно в бумажном и электронном виде, ОГК проверяет соответствие бумажных и электронных версий. При отсутствии различий для размещения в БДКД используются переданные в электронном виде документы.

5.3.3 Файлы КД, ММ,ПО и ПП ответственный сотрудник БТД размещает в БДКД, создавая для каждого нового документа (файла) папку документа (размещение согласно структуре БДКД).

5.4 После размещения в БДКД всех переданных в БТД документов ответственный сотрудник БТД создает и наполняет соответствующие папки в разделе «Серийные изделия» для новых изделий. Структура и наполнение папки на изделие (включая ссылки на папки документов) в соответствии со структурой БДКД.

5.5 КД, полученной от Заказчика в бумажном варианте или бумажной копии снятой с электронного документа, БТД присваивает статус Контрольного экземпляра.

5.6 Информация о размещении новой КД в БДКД рассылается ответственным сотрудником БТД по электронной почте. В сообщении должны быть указаны новые документы, выложенные в БДКД и вновь созданные изделия.

5.7 Список адресатов для рассылки информационного сообщения:

  • технический директор,
  • главный конструктор,
  • начальники КБ ОГК,
  • руководители проекта,
  • главный технолог,
  • начальник БППиТ,
  • начальник ПДО,

руководители и сотрудники подразделений в соответствии со списками, утвержденными директорами по своим направлениям с указанием проектов, к которым требуется допуск.

5.8 Ответственный сотрудник БТД является единственным лицом на предприятии, имеющим право принимать, заменять КД Заказчика и вносить в нее изменения (только на основании ИИ, выпущенных заказчиком), как в контрольных экземплярах, так и в БДКД.

На время отсутствия ответственного сотрудника БТД, его полномочия делегируются иному лицу, временно исполняющему его обязанности, по распоряжению технического директора предприятия.

5.9 Допуск к электронной версии КД B БДКД, допуск к ММ, файлам ПП и ПО в соответствии с действующими стандартами.

5.10 Выдача копий КД Заказчика в подразделения предприятия на бумажных носителях ограничивается и осуществляется только в случаях, когда работа с электронной базой данных не представляется возможной. КД выдается по заявкам, подписанным руководителями подразделений.

5.11 Бумажные копии КД Заказчика передаются под роспись ответственным лицам в подразделениях предприятия в виде проштампованных учтенных копий.

5.12 Учет выдачи — возврата рабочих копий КД, неучтенных экземпляров и списание КД ведется по действующему СТП.

5.13 Допуск к контрольным экземплярам КД в бумажном виде имеют:

  • технический директор,
  • главный конструктор,
  • начальники КБ ОГК,
  • главный технолог,
  • начальник БППиТ.

5.14 Надзор за КД сторонней организации осуществляется по действующим СТП.

5.15 После выполнения всех обязательств по контракту на производство изделий, по письменному (возможно E-mail) указанию заказчика или технического директора, документация, полученная от Заказчика, хранится до особого указания, возвращается Заказчику либо уничтожается с составлением соответствующего акта.

6 ПОРЯДОК КОРРЕКТИРОВКИ КД

6.1 При поступлении от Заказчика указаний об изменении КД B форме PM по ГОСТ2.503 в бумажном или электронном варианте БТД регистрирует их в книге регистрации извещений по форме 4 приложения 9 ГОСТ2.503 и передает в бумажном или электронном виде для рассмотрения главному конструктору (начальнику КБ).

6.2 Ведущий конструктор ОГК по указанию главного конструктора (начальника КБ) анализирует КД, заполняет чек-лист в бумажном или электронном виде по форме Приложения Д СТП, указывая при этом наименования изделия, обозначение, причину (цель) внесения изменения, описывает суть изменения.

6.2.1 Журнал регистрации чек- листов согласно приложению Ж СТП (допустимо в электронном виде) ведется в БТД. Номер чек- листу присваивается по запросу и сообщается по электронной почте.

6.2.2 Чек-лист подписывается совместно с ИИ Заказчика с указанием сроков намеченных работ и ответственных исполнителей. Чек-лист является неотъемлемой частью ИИ. При необходимости, обсуждение ИИ Заказчика на изменение КД выносится на заседание заводской комиссии.

6.3 После получения от ОГК ИИ Заказчика с чек-листом ответственный сотрудник БТД вносит изменение в контрольный экземпляр КД, на свободном поле ИИ делает запись «Контрольный экземпляр исправлен», снимает копии с КД, входящего в него документа и чек-листа, направляет копии абонентам в соответствии c карточкой учета п.5.2.

6.4 Переданные в бумажном виде ИИ и документы входящие в него ответственный сотрудник БТД сканирует и сохраняет ее в формате pdf, наименование файлов. Ответственный сотрудник БТД несет ответственность за соответствие электронного документа в формате pdf бумажному варианту документа.

6.5 Переданные в электронном виде файлы ответственный сотрудник БТД проверяет на соответствие требованиям по формату согласно приложению А СТП

4.5.02. Допускается формат файлов отличный от указанных в приложении.

Наименование файлов, переданных в электронном виде документов, не изменяются, за исключением случаев, когда по названию файла нет однозначной идентификации содержащегося в нем документа. Файл с первоначальным именем сохраняется в той же папке хранения файлов.

6.6 При передаче ИИ в бумажном и электронном виде, ОГК проверяет соответствие бумажных и электронных версий. При отсутствии различий для размещения в БДКД используются переданные в электронном виде документы.

6.7 B папках изменяемых (заменяемых) документов (также ММ, ПП, ПО) ответственным специалистом БТД выполняются следующие действия:

6.7.1 Аннулируемый файл переносится в папку «Предыдущие версии». В начало имени файла добавляется буква А.

6.7.2 Файл актуальной версии размещается в папке документа.

6.7.3 В файл карточки документа добавляют запись о проведенном изменении.

6.8 В папки потерявших применяемость документов не вносятся никаких изменений.

6.9 В случае изменения состава изделия из структуры изделия удаляются ссылки на потерявшие применяемость документы и добавляются ссылки на введенные вновь документы.

6.10 Чек — лист и извещение помещаются в соответствующую папку в разделе «Извещения».

6.11 В папку изделия в раздел «Извещения» добавляется ссылка на папку проведенного извещения.

6.12 В созданный в электронном виде документ «Досье изделия» Приложение Е СТП, содержащий анализ рисков и процедуру внедрения изменения в производственный процесс, ответственный сотрудник БТД после корректировки КД на основании данных чек-листа и извещения вносит новую запись в «Досье изделия» по каждому измененному изделию.

6.13 При отрицательном результате анализа ИИ ведущий конструктор ОГК приостанавливает дальнейшее согласование ИИ, чек — листа и решает вопрос об изменении КД с Заказчиком.

7 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ КД

7.1 Предложение об изменении КД сторонней организации (Заказчика) оформляют на форме Приложения Г СТП или на формах 1 и 1а Приложения 2 ГОСТ 2.503.

7.1.1 Обозначение ПР указывают в графе 6, подписи в продублированных графах 19-22 Приложения 2 ГОСТ 2.503.

7.2 Предлагаемую причину изменения и производственно- технические указания излагают в сопроводительном письме к ПР.

7.2.1 ПР с сопроводительным письмом направляется заказчику для согласования и переоформления в ИИ. Процедура внесения изменений в КД по ИИ Заказчика описана в разделе 6 настоящего стандарта.

7.3 ПР и сопроводительное письмо допускается отсканировать и направить в электронном виде Заказчику.

8 ПОЛУЧЕНИЕ И КОРРЕКТИРОВКА ЭСКИЗНОЙ КД

8.1 Эскизный комплект КД Заказчик передает для изготовления опытных образцов изделий. производство серийных изделий по эскизной КД допускается только на основании приказа Генерального директора на ограниченный срок.

8.2 Эскизную КД в бумажном или электронном виде получает ОГК.

8.3 При необходимости эскизная документация может передаваться в БТД.

Решение принимается техническим директором или главным конструктором.

8.4 Если принято решение о передаче ЭКД в БТД, ответственный сотрудник БТД сканирует КД, сохраняет ее в формате pdf, создает папку для каждого КД.

Начальник БТД несет ответственность за соответствие электронного документа в формате pdf бумажному варианту документа.

8.4.1 Переданные в электронном виде файлы проверяются на соответствие требованиям по названию и формату.

8.4.2 Полученные файлы ответственный сотрудник БТД размещает в БДКД, создавая для каждого нового документа папку документа в разделе «Картотека ЭКД». В особых случаях допускается размещение в других разделах.

8.5 На вновь создаваемые эскизные изделия ответственный сотрудник БТД создает соответствующие папки в разделе «Эскизные изделия».

Папка «Досье изделия» для эскизного проекта не создается.

Названия файлов эскизной КД в соответствии с Приложением Б

8.6 При необходимости корректировки ЭКД ОГК направляет Заказчику описание предлагаемого изменения письмом или Е-mail.

8.7. При внесении изменений в ЭКД (как по инициативе заказчика, так и по инициативе ОГК) ОГК получает измененные документы и оформляет чек-лист на данные изменения (порядок аналогично п. 6.2). После согласования измененные документы и чек-лист направляются в бумажном или электронном вице в БТД с указанием списка лиц для рассылки информации об изменении ЭКД. Полученные документы ответственный сотрудник БТД размещает в БДКД, заменяя имеющиеся файлы.

8.8 Информация о появлении и изменении ЭКД B БДКД рассылается ответственным сотрудником БТД по электронной почте аналогично п.5.6.

В сообщении должны быть указаны новые эскизные документы, размещенные в БДКД и новые эскизные изделия.

8.9 Допуск к электронной версии ЭКД Заказчика с правом чтения и копирования имеют:

  • технический директор,
  • главный конструктор,
  • руководители проекта,
  • ведущие конструкторы ОГК по направлениям,
  • главный технолог,
  • ведущие технологи ОГТ по направлениям,
  • начальник БППиТ цеха.
  • руководители и сотрудники подразделений в соответствии со списками, утвержденными директорами по своим направлениям с указанием проектов, к которым требуется допуск.

8.1.0 После выполнения всех обязательств перед Заказчиком, по указанию ДТ, письменному или Е-mail указанию Заказчика ЭКД возвращается Заказчику, уничтожается с составлением соответствующего акта или хранится до особого указания.

управление КД
управление КД

Добавить комментарий