Инструкция «Управление документацией и данными, порядок оформления книг и периодических издании, поступающих в библиотеку предприятия». - Gostost.ru

Инструкция «Управление документацией и данными, порядок оформления книг и периодических издании, поступающих в библиотеку предприятия».

Предисловие

Настоящая инструкция устанавливает порядок поступления и оформления книг и периодических подписных изданий. Инструкция разработана БУСК.

Введена впервые.

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Процедура поступления и оформления книг и подписных изданий на предприятие включает в себя:

1. Определение потребности.

2. Принятие решения о приобретении.

3. Порядок оформления.

3.1 Действия с центральным складом.

3.2 Действия с бухгалтерией.

3.3 Ведение и учет книжного фонда.

3.4 Выдача книг читателям.

2 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КНИГ

2.1 Определение потребности и принятие решения о приобретении.

Прежде чем сделать заказ на книгу необходимо убедиться, что данной книги нет на предприятии. Для выяснения этого вопроса необходимо обратиться к библиотекарю. По электронному инвентарю библиотекарь определяет наличие ее на предприятии. В том случае если книга отсутствует, работник завода оформляет служебную записку на приобретение книги. Служебная записка обязательно визируется у директора по направлению, библиотекаря и передается на подпись генеральному директору.

При получении согласия генерального директора инициатор приобретения книги получает в бухгалтерии деньги под отчет на приобретение книги или предоставляет в бухгалтерию документы, если оплата производится безналичным переводом.

2.2 Действия с Центральным складом

2.2.1 Книги по заказу поступают на центральный склад. Передаются в библиотеку.

2.2.2 Книга, приобретенная самостоятельно за наличный расчет работником завода, ставится на учет в библиотеку. На основании чека и товарного чека библиотекарь выписывает приходный ордер. Работник завода прикладывает приходный ордер к авансовому отчету и отчитывается в бухгалтерии.

2.3 Действия с бухгалтерией.

2.3.1 Оформляются финансовые документы по отчету за полученные книги:

а) требование (по форме М-11);

б) приходный ордер (по форме М-4).

Бухгалтерия присваивает книге номенклатурный номер. В конце каждого месяца библиотекарь сдает в бухгалтерию реестр поступлений.

В конце года проводит инвентаризацию фонда.

2.4 Ведение и учет книжного фонда.

2.4.1 Поставить книгу на учет:

а) занести в компьютер в «электронный инвентарь» и присвоить ей инвентарный номер;

6) указать автора, название книги, год;

в) указать номенклатурный бухгалтерский номер.

2.4.2 Оформляется карточка движения документа, в ней указывается:

а) инвентарный №;

6) номенклатурный;

в ) автор;

г) название;

д) год издания;

е) цена книги.

2.4.3 Оформление книги: поставить инвентарный номер и печать «Библиотека предприятия»» на титульном листе и на 17 стр., классифицировать книгу в соответствующий номер (указать шифр в правом верхнем углу).

2.5 Выдача книг читателям

2.5.1 При выдаче книги заполняются графы в карточке:

1)дата выдачи;

2) кому выдана книга;

3) место работы;

4) подпись абонента.

Карточка ставится в картотеку читателей и числится за ‚тем читателем, кто ее взял.

В электронном инвентаре указать:

1) дата выдачи книги;

2) кому ( Фамилия, Имя, Отчество);

3) место работы.

2.5.2 При возврате книги в карточке указывается дата и роспись библиотекаря. Карточка вкладывается в книгу и ставится на полку соответствующий номеру (см. шифр на книге). В электронном инвентаре отмечается, что книга находится в библиотеке. В случае утери книги читатель обязан возместить ее стоимость или книгу равноценную по содержанию.

При увольнении необходимо вернуть книгу в библиотеку, только в этом случае библиотекарь подписывает обходной лист.

3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПОДПИСНЫХ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИИ (ГАЗЕТЫ, ЖУРНАЛЫ)

3.1 Подписка оформляется один раз в полугодие с 1 апреля по 25 мая и с 1 сентября по 25 ноября. На декадном совещании руководителям подразделений секретарь объявляет о начинающейся подписной компании на периодические издания.

В первое полугодие с 1 по 15 апреля подразделения сдают библиотекарю перечень тех изданий, которые требуются их отделу, во второе полугодие с 1 сентября по 15 октября. Перечни в обязательном порядке согласовываются с директорами по направлениям.

3.2 По заявкам составляется перечень периодических изданий.

Данный перечень отправляется по факсу в отдел редакции.

Из редакции перечень на периодику возвращается с указанием цен на каждое издание. Библиотекарь подводит итоговую сумму и направляет на подпись Генеральному директору и Директору по экономике и финансам.

После согласования и утверждения перечень направляется в редакцию по факсу и на завод высылается счет.

3.3 Газеты и журналы по почте поступают в приемную директора и адресуются библиотекарю.

Библиотекарь ставит на учет периодические издания, регистрирует в картотеке газет и журналов в соответствии с требованиями граф:

название издания, номер, дата выдачи, кому выдано данное издание с росписью ответственного и указанием телефона.

3.4 Периодическое издание необходимо вернуть в библиотеку после того, как с ним ознакомились. Срок ознакомления не более 1 месяца.

3.5 Список имеющихся периодических изданий вывешивается в библиотеке.

3.6 При увольнении газету или журнал необходимо вернуть в библиотеку.