Положение об архиве - Gostost.ru

Положение об архиве

Система менеджмента качества

Управление документацией и данными положение об архиве

1 Область применения

В целях своевременного приема документов от структурных подразделений предприятия, обеспечения их учета‚ сохранности, упорядочения создается архив.

Настоящее положение разработано в соответствии с ГОСТ 2.501.

В данном положении определены основные требования по организации работы архивов предприятия.

 

2 Нормативные ссылки

В настоящем положении использованы следующие руководящие и нормативные документы:

 

3 Обозначения и сокращения

  • БУСК — бюро управления системой качества
  • ВП — Военное представительство
  • ГОСТ — государственный стандарт
  • ДСП — для служебного пользования
  • КД — конструкторская документация
  • НТД — нормативно — техническая документация
  • ОТК — отдел технического контроля
  • ОГТ — отдел главного технолога
  • ОГК — отдел главного конструктора
  • ОГЭ — отдел главного энергетика
  • ООТЭиН — отдел охраны труда _экологии и надзора
  • РСО — ремонтно-строительный отдел
  • СМК — система менеджмента качества
  • СТП — стандарт предприятия
  • СТО — стандарт организации

 

4 Обеспечение сохранности документов архива

4.1 Система мер обеспечения сохранности документов

4.1.1 Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

  • комплекс мер по организации хранения документов, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещение архива, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и т.п.);
  • комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

4.1.2. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении.

4.1.3 Оптимальные условия хранения документов в архиве организации обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к помещению и оборудованию архивов, режиму хранения, порядку размещения документов.

4.1.4 Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с законодательством помещениях. Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами.

4.2 Требования к помещениям архива

4.2.1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов отдельных помещениях здания.

4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административном здании предприятия (организации). Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем).

Экспертиза проводится представителями служб ОГЭ, РСО, ООТиЭН.

Результаты экспертизы оформляются актом.

4.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и подразделениями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. Не допускается размещение архивов в подвальных помещениях.

4.2.4 Архив должен размещаться в изолированных помещениях.

Помещения архива должно соответствовать пожарным правилам и нормам.

Помещение архива должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить быстрый вынос документации и имущества при пожаре, стихийном бедствии и т.д.

В архиве необходимо иметь план эвакуации документации и имущества на случай пожара, стихийного бедствия и т.д., с указанием очередности выноса документации и имущества, путей выноса (основного, запасного), средств для выноса (мешки, ящики и т.д.), привлекаемых для выноса лиц.

4.2.5 Хранение в помещениях без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции.

4.2.6 Электропроводка в архиве должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архива.

4.2.7 Отделку помещений архива проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

4.2.8 В архивах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

4.3 Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

4.3.1 Световой режим

Освещение в архивах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.1 Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи. В архивах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и к источникам тепла. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.2 Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

4.3.1.3 Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20 -50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

4.3.2 Температурно-влажностный режим

4.3.2.1 В помещениях архива должны поддерживаться следующие оптимальные значения температуры и влажности:

  • температура 14-27 ⁰С
  • влажность 40-65%

(температура воздуха измеряется обычными термометрами, относительная влажность — психрометрами или гигрометрами).

4.3.2.2 Температурно-влажностный режим в архивах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях ОДИН раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно (в одно и то же время).

4.3.2.3 Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1 В помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.

4.3.3.2 В помещениях архива должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.3 В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.4 В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.5 Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4 Охранный режим

4.3.4.1 Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры.

Помещения архива (при необходимости) оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ.

4.3.4.2 Право доступа в архив ‚имеют заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

Посторонние лица допускаются в архив с разрешения сотрудника, ответственного за него.

4.4 Размещение документов в архиве

4.4.1 Документы в архиве размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

4.4.2 В целях закрепления места хранения документов в архиве составляются указатели. Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (карточки по стеллажного указателя). Допускается карточки указателей составлять в электронном виде, в виде Журнала.

4.5 Средства хранения

4.5.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

4.5.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
  • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

4.5.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках.

Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в не разобранных кипах, транспортировочной таре.

4.5.4 Подлинники следует хранить на металлических стеллажах, в металлических или деревянных шкафах, коробках, папках, переплетах. Документация должна быть защищена от воздействия естественного света и солнечных лучей.

КТД и НТД ДСП (ГОСТы) и др. хранится в закрываемых металлических шкафах (а в шкафах — в папках и коробках). Право доступа к этой документации имеют только следующие работники: инженер по стандартизации, техник по стандартизации. Указанные работники несут ответственность за правильность хранения и выдачи КД и НТД ДСП. Категорически запрещается хранить подлинники конструкторской документации совместно с другими документами.

Аннулированные подлинники уничтожению не подлежат, а хранятся отдельно от действующих в специально отведенных ящиках или папках.

4.5.5 Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями действующих инструкций

4.6 Определение состояния хранящейся в архиве НД и выдача ее подразделениям предприятия

4.6.1 Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами. Степень повреждения оценивают визуально.

4.6.2 Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД и соответственно условий ее хранения. Ответственным лицом является заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

Проверка проводится не реже одного раза в год.

4.6.3 Документы из архива выдаются по заявке Ответственным лицам за документацию подразделений под роспись.

 

Добавить комментарий