Образец СТП "Внутренние аудиты" - Gostost.ru

Образец СТП «Внутренние аудиты»

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества

Внутренние аудиты

 

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящая редакция стандарта подготовлена инженером по качеству в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001 и спецификации ISO/TS16949.

Утвержден и введен в действие приказом генерального директора.

 

1.ЦЕЛЬ

Определить объекты внутренних аудитов, порядок планирования, проведения и документального оформления внутренних аудитов; анализа результатов внутренних аудитов, проведения корректирующих действий и действий, направленных на улучшение СМК.

 

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • ОМК — отдел менеджмента качеств;
  • ОП — ответственный за процесс;
  • РК — руководство по качеству;
  • КД — корректирующие действия;
  • ПРК — представитель руководства по качеству;
  • РПП — руководитель проверяемого подразделения;
  • СМК — система менеджмента качества.
  • Внутренний аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс анализа организацией своей СМК, процессов производства, а также самой продукции, позволяющий определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным целям.
  • Выводы аудита — результат оценки свидетельств аудита на соответствие критериям аудита.
  • Значительное несоответствие — отсутствие, неприменение или нарушение какого-либо аспекта СМК, способное вызвать массовый выпуск несоответствующей продукции и поставку ее потребителю или внеплановую остановку производства (в т. ч. несоответствия с длительным по времени или системным характером).
  • Критерии аудита — совокупность политики, РК, процедур или требований.
  • Наблюдения аудита — зафиксированная аудитором информация о соблюдении критериев аудита.
  • Незначительное несоответствие — несоответствие, непризнанное значительным несоответствием.
  • Свидетельство аудита — подтвержденное наблюдение аудита (подписью РПП, ПРК, фотографией).
  • Аудит системы менеджмента качества — верификация соответствия СМК требованиям ISO 9001, ISO/TS 16949 VI дополнительным требованиям к СМК.
  • Аудит процессов — проверка результативности, стабильности и воспроизводимости процессов.
  • Аудит продукта — верификация продукта на соответствующих стадиях производства и поставки с определенной частотой на соответствие всем установленным требованиям (по геометрическим параметрам продукции, функциональности, надежности, укладке в тару, маркированию).

 

3.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Требования настоящего стандарта распространяются на все подразделения предприятия, согласно схемы процессов и органиграммы, представленных в РК.

Общую ответственность за процесс внутренних аудитов несет ПРК.

РПП несут ответственность за информирование своих подчиненных о целях и объектах аудитов;

назначение ответственных лиц для работы с аудиторами, обеспечение аудиторов документами и средствами, необходимыми для обеспечения эффективного и результативного проведения аудита;

предоставление доступа к необходимому оборудованию; сотрудничество с аудиторами для достижения целей аудита. За разработку и осуществление планов корректирующих и планов улучшений по результатам проведенного аудита несет ОП совместно с РПП.

 

4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА

Количество несоответствий, выявленных повторно.

Доля значительных несоответствий среди выявленных несоответствий.

Процент выполнения программы аудитов:

  • 90-100 % — отлично;
  • 60-89 % — удовлетворительно;
  • до 60 % — неудовлетворительно.

 

5.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Внутренним аудитам подлежат:

  • СМК в целом или какой-либо ее аспект;
  • технологические процессы;
  • продукция.

аудит продукции проводится в соответствии с техническими условиями на изделия и ежегодно утверждаемым планом периодических испытаний.

При проведении внутренних аудитов СМК обычно проверяется:

  • согласование Целей в области качества подразделения с задачами, стоящими перед подразделением;
  • определены ли процессы СМК;
  • описаны ли процессы;
  • качество самой документации: соответствие разработанных документов требованиям нормативных документов; доступность и правильность формулировок требований; четкость изложения;
  • наличие полного комплекта таблиц, схем, приложений; физическое состояние и др.;
  • как процессы взаимодействуют, назначен ли ОП;
  • проводится ли мониторинг процесса (записи);
  • качество продукции;
  • выполнение плана мероприятий по результатам предыдущей внутренней проверки.

Причины, вызывающие необходимость внутренних аудитов:

  • периодические проверки состояния и функционирования СМК;
  • необходимость совершенствования процедур и документов СМК, вызванная либо «внутренними» (изменение целей в области качества, структуры управления, формы собственности и т.п.), либо «внешними» (изменение требований потребителей и рынка, изменение поставщиков, требования законодательства, присоединение к региональным и международным договорам в области обеспечения качества продукции и её сертификации и т.п.) причинами;
  • подготовка к сертификации СМК, к внешнему надзорному аудиту СМК;
  • подготовка к испытаниям и сертификации продукции.

Дополнительно могут проводиться внеплановые аудиты, если возникают значительные отклонения в работе предприятия или выпущена крупная партия бракованных изделий.

 

6.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Легенда:

легенда аудита

блок-схема внутреннего аудита

Блок 1 Разработка программы аудита

Ежегодно, не позднее 15 февраля программа внутренних аудитов СМК на текущий календарный год должна быть разработана руководителем ОМК и утверждена ПРК. Разработка программы проводится с учетом выводов и решений высшего руководства из ежегодного отчета о функционировании СМК. Утвержденная программа (копия) размещается на информационном стенде организации и выкладывается на сервере дирекции по качеству.

Программой определяются:

  • объем проверки (все процессы СМК и подразделения, причастные к ним, а также рабочие смены должны быть проверены не реже одного раза в год);
  • сроки проведения проверок;
  • цели программы аудита.

Цели и объем программы аудита определяются в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011 подраздел 5.2.

Пересмотр программы аудита проводится на основе распоряжения ПРК.

Примечание: пересмотр программы аудита обычно проводится при существенных изменениях в организации или ее деятельности, резком изменении требований потребителя и/или потребностей заинтересованных сторон.

Коррекцию сроков проведения проверок утвержденной программы аудита рекомендуется согласовывать с РПП и/или ответственным(-и) за процесс(-ы).

Блок 2 Формирование состава аудиторов

Состав аудиторов формируется из числа квалифицированных специалистов, незанятых в проверяемой ими деятельности и имеющих соответствующую подготовку для проведения проверки. В состав аудиторов должно входить не менее 2-х специалистов, квалифицированных для проведения проверок СМК на соответствие требованиям ISO/TS 16949. Квалификация внутренних аудиторов определена в матрице. Актуализирует сведения в матрице инженер по качеству ОМК.

Если состав аудиторов не обеспечивает реализацию программы аудита, ПРК оформляет заявки на обучение в соответствии с действующим СТП.

Блок 3 Организация проведения аудита

Аудиторская группа для конкретного аудита формируется из состава аудиторов в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011 п. 6.2.4.

ПРК назначает самостоятельного аудитора для проведения конкретной проверки в случае, если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

ПРК назначает руководителя конкретной аудиторской группы (обычно руководителя ОМК или ПРК) в случае, если для проверки недостаточно компетентности самостоятельного аудитора и/или времени для проведения аудита. Руководитель аудиторской группы совместно с ПРК назначает членов аудиторской группы

Примечание: как руководителем аудиторской группы, так и единственным аудитором может являться сам ПРК.

Самостоятельный аудитор или аудиторская группа в соответствии с программой аудита определяют цели, область и критерии аудита, не противоречащие программе аудита.

Цели аудита могут включать:

а) оценку результативности СМК для достижения конкретных целей;

6) идентификацию областей потенциального улучшения СМК;

в) оценку возможности СМК обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

г) определение соответствия СМК организации или ее частей требованиям критериев аудита.

Область аудита может охватывать весь процесс или его часть; все подразделения, охватываемые процессом, или только некоторые; все процессы (части процессов), охватывающие подразделение.

Критерии аудита должны устанавливаться в соответствии с программой аудита.

Блок 4 Подготовка к аудиту на месте

Не позднее, чем за 2 рабочих дня до проведения аудита оповещаются (личная встреча, эл.переписка или телефонный разговор) РПП и/или ответственные за процесс(-ы) в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011 пункт 6.2.5 . Рекомендуется оформлять план аудита в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011 п. 6.4.1

Руководитель группы аудиторов выделяет каждому члену группы для проверки конкретный элемент СМК (или его часть), конкретные функциональные подразделения или конкретный процесс. Член группы аудита или самостоятельный аудитор анализирует документы проверяемого подразделения (напр. должностные инструкции, положение о подразделении), документы СМК, записи, а также отчеты по предыдущим аудитам с целью определения соответствия СМК критериям аудита и разрабатывает чек-лист для проверяемого подразделения/процесса/части процесса, куда вносит проверяемые критерии.

Примечание: в некоторых случаях этот анализ может быть отложен до начала проведения аудита на месте, если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита. В др. случаях может оказаться необходимым посетить место проведения аудита для получения необходимой информации.

Если в результате данного анализа документация признана неадекватной (напр. в записях отсутствуют утверждающие подписи отв. лиц в соответствии с СТП; требования СТП противоречат ДИ), то аудитор информирует руководителя группы аудиторов, который в свою очередь (самостоятельный аудитор) информирует ПРК, РПП и ОП.

ПРК может принять одно из следующих решений:

  • продолжить аудит с занесением соответствующей записи в чек-лист аудита;
  • приостановить аудит до устранения проблем с документацией в соответствии с действующим СТП.
Блок 5 Проведение аудита на месте

Аудит начинается с предварительного совещания, целью которого является:

  • представление группы аудита руководителю проверяемой службы (подразделения);
  • обзор объектов и целей проверки;
  • краткое изложение методов и процедур, которые будут использованы при проведении проверки;
  • подтверждение времени и дат заключительного и любых промежуточных совещаний группы проверяющих и руководителей проверяемых служб (подразделений);
  • выяснение всех неясных деталей последовательности проведения аудита или плана аудита (при оформлении такового).

Аудит производится путем опроса, анализа документов, наблюдения за деятельностью и условиями на проверяемых участках. Рекомендуется вести и сохранять до конца аудита все рабочие записи.

В аудиторской группе периодически проводят обмен информацией, оценку аудита и, при необходимости перераспределяют обязанности между членами аудиторской группы.

Все наблюдения, указывающие на несоответствие критериям аудита (должны чем-либо подтверждаться) и на возможность для улучшения должны фиксироваться в чек-листах аудита.

Примечание: B целях подтверждения наблюдений рекомендуется пользоваться фотоаппаратом.

Если свидетельства аудита указывают на невыполнимость целей аудита, руководитель группы аудита/самостоятельный аудитор должен доложить об этом ПРК. ПРК на основании свидетельств аудита принимает решение о прекращении или продолжении аудита и информирует об этом РПП и ОП.

В случае принятия решения о прекращении аудита, ПРК информирует руководителя группы аудиторов/ самостоятельного аудитора о прекращении аудита и дает разрешение на подготовку проекта отчета аудита без формирование выводов аудита. В отчете, в таком случае, фиксируется только несоответствие(-я), исключающее(-ие) возможность выполнимости целей аудита.

В случае продолжения аудита, ПРК совместно с руководителем группы аудиторов/ самостоятельным аудитором корректирует цели и/или область аудита, а также пересогласовывает порядок (план) аудита.

Незначительные несоответствия, на которые указывают наблюдения, рекомендуется производить коррекцию по факту обнаружения. После коррекции делается соответствующая запись в чек-листе.

Наблюдения аудита рекомендуется подтверждать согласующей подписью РПП B чек-листе.

Блок 6 Формирование выводов аудита и их согласование.

Для получения выводов аудита (OK/NOK) аудитор сопоставляет свидетельства аудита с критериями аудита. Отметка NOK аудитор ставит B том случае, если зафиксировано хотя бы одно свидетельство, указывающее на несоблюдение критетерия аудита. В остальных случаях ставится — ОК.

Исключение: если наблюдение носит рекомендательный характер, то ставится отметка ОК.

После получения выводов аудита группа аудиторов/самостоятельный аудитор проводит совещание с РПП и ОП. Основная цель этого совещания — провести анализ выводов аудита и подтвердить их объективность, под которой понимается обоснованность и правильность выводов, сделанных аудитором.

В случае согласия со всеми выводами аудита ОП ставит свою подпись в чек-листе.

Примечание: может ставится одна подпись, если РПП и ОП одно лицо.

Если существуют разногласия во мнениях по выводам аудита их необходимо устранить.

Все неразрешенные в ходе совещания разногласия оформляются протоколом. Оставшиеся спорными после совещания выводы обводятся окружностью в чек-листе. Затем ОП ставит подпись в чек-листе, который вместе с протоколом совещания передается ПРК. ПРК на основе анализа данных может принять одно из следующих решений:

прекращение аудита с последующим назначением даты внеочередного аудита;

признание только части спорных выводов объективными (делается отметка ПРК в протоколе);

признание всех спорных выводов объективными (ПРК ставит свою подпись в чек-лист);

Блок 7-8 Оформление отчетов и их рассылка (завершение аудита)

Руководитель группы аудиторов/самостоятельный аудитор вносит согласованные выводы аудита (NOK), сформулированные на основе критерии аудита как несоответствия, d проект отчета аудита. Он же несет ответственность за точность и полноту отчета. Зафиксированные несоответствия классифицируются как значительные или незначительные. Заключение аудита может указывать как на полное, так и на частичное невыполнение целей аудита. Решение о проведении повторного аудита принимает руководитель ОМК. Проект отчета дорабатывается до полного согласования с ПРК. ОМК рассылает отчет аудита РПП и ОП. Датой завершения аудита является дата рассылки отчета.

Отчеты аудитов в электронном виде хранятся в течение 10 лет. После проведения аудита руководитель ОМК делает соответствующие отметки в программе и матрице аудитов.

Примечание: если аудит носил выборочный характер, то B отчете по аудиту ставится примечание: «Аудит носит выборочный характер. Отсутствие несоответствий в проверяемом подразделении не гарантирует отсутствие этих несоответствий в других подразделениях». По запросу ОП или ПРК может проводиться совещание-оглашение результатов аудита.

Блок 9-10 Разработка планов корректирующих действий и улучшений и его реализация

В течении 5-ти рабочих дней ОП совместно с РПП на основании несоответствий и заключения, зафиксированных в отчете, прорабатывает до полного согласования с ПРК план КД (и, при необходимости, план улучшений на основе сделанных рекомендаций), заполняя соответствующие графы в отчете аудита.

Результатом полного согласования является план КД, подписанный ОП и утвержденный ПРК. Копия плана КД, дополняющая отчет, рассылается всем подразделениям, принимающим участие в устранении несоответствий. Оригинал отчета, дополненный планом КД, хранится в OMK как минимум до проверки результативности КД и внесения соответствующих записей в матрицу аудитов.

Контроль исполнения КД в установленные сроки осуществляет ОП. В случае отставания по срокам

ОП информирует ПРК и инициирует разработку КД.

Руководителем ОМК должен проверять завершение выполнения КД в установленные сроки.

Руководитель ОМК оценивает результативность КД, делая отметку в соответствующей графе. В случае нерезультативности КД, руководитель ОМК разрабатывает КД.

Необходимые данные по выполнению действий по результатам аудита вносятся в матрицу аудитов.

Матрица аудитов предоставляется для подготовки ежегодного сводного отчета о результатах функционирования СМК.

 

7.ССЫЛКИ

  • ISO 9001:2008 «Quality management systems — Requirements» (Системы менеджмента качества Требования)
  • ISO/TS 16949:2009 «Quality management systems — Particular requirements for the application of ISO 9001:2008 for automotive production and relevant service part organization» (Системы менеджмента качества.
  • Особые требования по применению ИСО 9001:2008 в автомобильной промышленности и организациях, производящих соответствующие запасные части).
  • ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту СМК и/или систем экологического менеджмента»
  • СТП «Управление документацией»
  • СТП «Обучение и развитие персонала»
  • СТП «Корректирующие действия»
  • РИ «Контроль технологической дисциплины»
  • РИ «Поиск коренных причин несоответствий»
  • Ф «План испытаний продукции»
  • Ф «Программа внутренних аудитов»
  • Ф «Матрица квалификации внутренних аудиторов»
  • Ф «Чек-лист аудита»
  • Ф «Матрица аудитов»
  • Ф «Отчет аудита»

Добавить комментарий