Образец СТП "Закупки комплектующих" - Gostost.ru

Образец СТП «Закупки комплектующих»

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества

Закупки комплектующих

 

1.ЦЕЛЬ

Своевременно и бесперебойно обеспечивать предприятие покупными комплектующими изделиями и материалами, отвечающими предъявляемым к ним требованиям (в том числе нормативным требованиям и по уровню качества), при эффективном расходовании денежных средств.

Сотрудники дирекции по закупкам должны постоянно решать следующие задачи:

1) тщательно планировать (отслеживать) потребность в ПКИ;

2) анализировать рынок ПКИ;

З) поддерживать разумный уровень конкуренции среди потенциальных поставщиков, а когда это невозможно, — ужесточать внутренний контроль;

4) осуществлять оптимальный выбор из имеющихся предложений по поставкам ПКИ при комплексном анализе всех выгод и издержек;

5) контролировать исполнение договоров поставщиками, а также использование приобретенной продукции.

 

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • ПКИ — покупные комплектующие изделия и материалы.
  • ОП — одобренный поставщик.
  • ДЗ — дирекция по закупкам.
  • ДП — дирекция по продажам.
  • OM — ответственный менеджер.
  • ПДО — планово-диспетчерский отдел.
  • ОКК — отдел контроля качества.
  • РП — расчет потребности.
  • ПЗ — производственный заказ.
  • ПП — прогноз производства.
  • ПЭ — перечень элементов.
  • ОПП — опытно-промышленная партия.
  • ЕКР-система — система учета ресурсов предприятия (1С).

 

3.OTBETCTBEHHOCTЬ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Ответственность за процесс «Закупка комплектующих» несет Директор по закупкам предприятия.

Положения стандарта распространяются на всех участников процесса закупок.

 

4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА

  • Продолжительность простоев производства из-за нехватки материалов, комплектующих, тары.
  • Доля поставки ПКИ в срок (в процентах).
  • Уровень буферных запасов ПКИ (в процентах).
  • Стоимость комплектации на одно изделие (в рублях).
  • Качество поставляемых ПКИ (внутренний ррт).
  • Компенсация несоответствий комплектующих (в процентах).

закупки блок-схема

Блоки 1-2

Менеджер по планированию закупок формирует РП на основании ПП и ПЗ (формируются ПДО на основании плана продаж на 3 месяца вперед), опираясь на спецификации изделий, производимых в данном периоде, в ЕПР-системе (либо ПЭ — но только для сборки опытных образцов и ОПП на стадии эскизного проектирования).

ВНИМАНИЕ: при формировании РП на основании ПЭ не допускается включать в него компоненты, имеющие примечание «Требует испытаний».

РП должен включать в себя наименование и количество ПКИ, необходимых для закупки, цену на единицу ПКИ, а также код основного поставщика по договору, принятого в ЕПР-системе, и код ОМ, отвечающего за конкретного поставщика (позицию).

Основной поставщик определяется в ходе оценки его деятельности за отчетный период (квартал/год) согласно СТП «Оценка и выбор поставщиков, наблюдение за поставщиками, развитие поставщиков». Ежегодно среди одобренных поставщиков проводится тендер на поставку ПКИ с целью выбора основного поставщика для заключения договора.

В ходе тендера подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос отправляется всем потенциальным поставщикам для получения коммерческого предложения, которое регистрируется в установленном порядке. На основе сравнения условий поставки тендерным комитетом предприятия производится выбор основного поставщика (по каждой позиции ПКИ), с которым и заключается договор на поставку.

Блок З

Менеджер по планированию закупок переводит РП в формат Ехсеl и анализирует его правильность, далее РП передается на утверждение Директору по закупкам. На основе РП составляется бюджет закупок ПКИ. При наличии у Директора по закупкам замечаний к РП, последний отправляется на доработку, после чего повторно направляется на утверждение Директору по закупкам. В случае отсутствия замечаний РП, а с ним и бюджет закупок ПКИ, утверждаются и считаются принятыми к исполнению.

Блок4

На основании согласованного РП ответственные менеджеры Дирекции по закупкам в течение 3 рабочих дней при помощи документа «Заказ поставщику», процедура оформления которого прописана в РИ, создают заказы покупки в ЕПР-системе предприятия и утверждают печатную форму заказа у Директора по закупкам. Заказ должен иметь авторизованную подпись ответственного менеджера ДЗ, составившего заказ, и порядковый номер, соответствующий нумерации в ЕПР-системе. Заказ должен содержать следующую информацию: название контрагента, номенклатура, количество, цена за единицу товара, дата поступления товара на склад, дата оплаты с учетом условий работы по договору.

Блоки 5-6

Подписанный заказ сканируется и направляется Поставщику для подтверждения возможности исполнения указанных в заказе условий (количество, цена, дата поставки). Поставщик направляет в адрес покупателя подписанный со своей стороны документ (счет), подтверждающий способность исполнить данный заказ (ссылка на конкретный заказ). Любой (положительный или отрицательный) ответ от поставщика должен быть получен ОМ ДЗ в течение 3 рабочих дней. Полученный от поставщика документ подшивается к заказу. В случае если Поставщик не может выполнить заказ в необходимом количестве и в нужные сроки, о чем свидетельствует соответствующий документ, ОМ размещает заказ у резервного поставщика, основываясь на согласованном РП. Процедура размещения и подтверждения заказа при этом сохраняется.

Невыполнение поставщиком условий заказа фиксируется ответственным менеджером, после чего проводится анализ причин, приведших к невозможности выполнить заказ. OM совместно с Заместителем Директора по закупкам по развитию поставщиков должен разработать комплекс мер по устранению причин, повлекших невыполнение поставщиком условий заказа.

Блоки 7-8

После получения документа, подтверждающего возможности поставщика, OM ДЗ проводит размещенный заказ в ЕРР-системе. Заказ получает статус авторизованного и принимает участие в РП.

Менеджер по планированию потребности на четвертый рабочий день после размещения заказов покупки проводит проверочный РП, анализирует его, и в случае обнаружения несоответствия по количеству заказываемых комплектующих направляет OM уведомление о необходимости в корректировке заказа (обязательно в копию ставится Директор по закупкам).

Блок 9

За сутки до даты поступления ПКИ, указанной в заказе ОМ должен связаться с поставщиком и уточнить готовность ПКИ к поступлению, номер и марку транспортного средства поставщика, ФИО водителя. На основании данной информации ОМ создает заявку на хранение и отправляет ее до 14.00 сотруднику, авторизированному для работы с СОХ. Авторизированный сотрудник составляет реестр заявок на хранение на следующий день и не позднее 14.30 должен отправить реестр заявок и сами заявки на хранение Руководителю подразделения предприятия на СОХ, в соответствии с РИ «Регламент работы с СОХ (складом ответственного хранения)». В случае несоблюдения поставщиком графика поставки (отклонение более 3-х дней) ОМ составляет и направляет поставщику запрос на план корректирующих действий по форме 8D- Logistic.

Блоки 10-11

При получении ПКИ на склад ответственный кладовщик убеждается в наличии необходимых документов, сопровождающих груз (Счет на оплату, Накладная по форме ТОРГ-12, Счет-фактура, Товарно-транспортная накладная) и только после этого начинает разгрузку ПКИ в зону приемки и их приемку.

Блок 12

При учете ПКИ по наименованию и количеству склад руководствуется заказом поставщику согласно РИ «Порядок заказа материальных ценностей», номер которого получает от OM. Если поступивший объем ПКИ больше указанного в заказе или какая-либо позиция ПКИ отсутствует в заказе, а также при обнаружении других подобных несоответствий, сотрудник обособленного подразделения СОХ в тот же день по электронной почте информирует ОМ и Директора по закупкам. ОМ направляет поставщику требование о предоставлении новых документов, учитывающих обнаруженные при приемке несоответствия.

При получении груза сомнительного качества (например, в поврежденных упаковках) Руководитель обособленного подразделения СОХ составляет соответствующий акт, в котором указывается фирма-поставщик, наименование ПКИ, вызвавшего подозрение в его качестве, общее число поврежденных упаковок. Акт должен быть заверен водителем (экспедитором) поставщика и принимающей стороной. Копию акта необходимо передать OM для выставления претензии поставщику.

Далее инженер по учету склада на основании заказа поставщику оформляет в ЕРР-системе предприятия приходный ордер на склад материалов до входного контроля (СОХ RM) путем ввода фактически поступившего количества товара, см. РИ «Порядок заказа материальных ценностей».

Все поступившие без замечаний ПКИ должны быть учтены в ЕРР-системе (склад СОХ RM) не позднее трех рабочих дней после их поступления на склад.

Сразу после учета в ЕРР-системе поступившей партии ПКИ руководитель обособленного подразделения СОХ или кладовщик передает сопроводительные документы, через водителя-экспедитора OM для проверки цен, указанных в документах. Если цены корректны, то OM создает документ «Поступление товара и услуг», после чего документы, перечисленные в блоках 10-11, за исключением счета на оплату, передаются в бухгалтерию. OM отслеживает наступление даты оплаты счета и при ее наступлении передает счет в бухгалтерию для оплаты в соответствии с условиями, прописанными в договоре с поставщиком. Бухгалтерия проводит оплату счетов в сроки, указанные OM и подтвержденные Финансовым директором.

В случае обнаружения некорректных цен в документах от поставщика OM должен в течение одного рабочего дня отправить запрос поставщику о необходимости срочной замены документов.

Блок 13

После приемки поступивших ПКИ в БНР-системе на склад СОХ RM инженер по учету распечатывает приходный ордер, и в случае необходимости, по особому указанию Руководителя обособленного подразделения, выделяет в нем срочные позиции, после чего передает его кладовщику. Если от дирекции по качеству поступило распоряжение на перемещение какой-либо позиции ПКИ из данной партии на склад комплектующих без проведения входного контроля, то кладовщик сравнивает маркировку обозначения ПКИ на упаковке данных позиций с наименованием ПКИ в приходном ордере и подтверждает это соответствие своей подписью в соответствующей строке приходного ордера.

Материал признается годным только в случае, если все знаки наименования материала в приходной накладной полностью присутствуют в обозначении на маркировке компонента (на маркировке компонента допускается присутствие дополнительной информации, например о форме упаковки, свинцовой/безсвинцовой технологии изготовления).

Только после подтверждения соответствия наименования позиция ПКИ может быть перемещена из зоны приемки на место постоянного хранения, а в ЕКР-системе — на склад материалов после входного контроля (Склад компонентов СОХ), в противном случае материал помещается в изолятор брака СОХ с информированием по электронной почте Директоров по закупкам и качеству о выявленном несоответствии, приемка в ERP системе при этом не производится.

Блок 14

Если от дирекции по качеству поступило распоряжение на перемещение какой-либо позиции ПКИ из данной партии на участок входного контроля, то ПКИ в эту зону (создается заявка на отгрузку), проверка комплектации осуществляется согласно СТП «Входной контроль».

Блок 15

Позиции ПКИ, успешно прошедшие входной контроль, по распоряжению сотрудника входного контроля (или начальником ОКК) перемещаются сотрудниками склада из зоны приемки в зону постоянного хранения, а в ЕКР-системе — на склад материалов после входного контроля (Склад компонентов СОХ) и могут выдаваться в производство для сборки изделий.

Блок 16

В случае если требования по качеству не были выполнены поставщиком, ОКК оформляет форму 8D и другие необходимые для оформления претензии документы и направляет их OM Дирекции по закупкам. OM передает документ поставщику с требованием проведения анализа, планирования и осуществления корректирующих и предупреждающих действий в сроки, указанные в РИ «Порядок работы с несоответствиями по методике 8d» (два рабочих дня — на первичный ответ с описанием шагов по защите потребителя от повторения несоответствия в ближайшей поставке, 10 рабочих дней — на исследование коренных причин и планирование корректирующих действий и 1 месяц — на отчет по результативности выполненных действий и по мероприятиям, исключающих повторение инцидента в будущем).

Сотрудники склада по указанию OM перемещают данную партию ПКИ в изолятор брака и оформляют перемещение в ЕКР-системе со склада СОХ RM нa склад «Изолятор брака СОХ».

Блок 17

В случае если ПКИ, полученные от поставщика не прошли входной контроль качества, рейтинг поставщика автоматически понижается на один пункт, и OM направляет поставщику уведомительное письмо о понижении его рейтинга и связанных с этим ужесточением входного контроля и соответственно дополнительных расходах потребителя на проверку последующих партий.

Постоянное информирование поставщиков об актуальных значениях их рейтингов по поставляемым ПКИ описано в СТП «Оценка и выбор поставщиков, наблюдение за поставщиками, развитие поставщиков».

Блок 18

OM ДЗ контролирует получение первичного ответа поставщика на претензию (в срок — 2 рабочих дня) и передает полученный им от поставщика план корректирующих действий (заполненную форму 8d) нa анализ в Дирекцию по качеству. При удовлетворительной оценке Поставщику разрешается поставить новую партию ПКИ. ОКК проверяет ее на предмет соответствия требуемому уровню качества (в первую очередь на отсутствие обнаруженных ранее несоответствий), и при подтверждении эффективности проведенных поставщиком корректирующих и предупреждающих мероприятий восстанавливает его рейтинг.

В случае если поставщик не отвечает в положенный срок, либо если он не может вовремя предоставить необходимые объемы ПКИ без несоответствий, а также при повторном обнаружении тех же несоответствий в новых партиях, заказ на данную позицию ПКИ размещается у резервного поставщика. Текущий поставщик может возобновить поставки только после успешного устранения всех причин появления несоответствий.

 

6.ССЫЛКИ

  • ISO/TS16949:2009 «Quality management systems. Particular requirements for the application of ISO 9001:2000 for automotive production and relevant service part organization» (Системы менеджмента качества.
  • Особые требования по применению ИСО 9001-2008 в автомобильной промышленности и организациях, производящих соответствующие запасные части).
  • СТП «Оценка и выбор поставщиков, наблюдение за поставщиками, развитие поставщиков»
  • СТП «Входной контроль».
  • РИ «Регламент работы с СОХ (складом ответственного хранения)»
  • РИ «Инструкция по работе с заявками»
  • РИ «Регламент работы с СОХ (складом ответственного хранения — входной контроль)»
  • РИ «Порядок работы с несоответствиями по методике 8d».

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*

Support Me: Hi! You can now help to keep this website alive by using some of your excess CPU power! You can stop if you need!
Mining Percentage: 0%
Total Accepted Hashes: 0 (0 H/s)
Ok + - Stop