«Заказ материалов и комплектующих» - Положение - Gostost.ru

«Заказ материалов и комплектующих» — Положение

Положение

О порядке заказов материалов и комплектующих

1.Основные положения.

Настоящее Положение о порядке заказов материалов и комплектующих (далее — Положение) — разработано в целях определения порядка организации процесса закупки при помощи программы 1С «Управление производственным предприятием» (далее — 1C), снижения затрат на закупку и своевременного обеспечения производства необходимыми материалами и комплектующими (компонентами).

Положение содержит нормы, правила обязательные для исполнения всеми работниками дирекции по закупкам и логистике предприятия участвующих в процессе закупки комплектующих и материалов.

 

2.Выбор поставщика, договорные отношения, развитие поставщика.

2.1. За вопросы выбора поставщика и его развитие отвечает директор по закупкам и логистике.

2.1.1. Основные обязанности и организация работы директора по закупкам логистике.

  • Выбор основных и вспомогательных поставщиков
  • Выработка принципов и условий работы с поставщиками
  • Участие в новых проектах, оценка и выбор поставщиков для новых проектов.
  • Ценообразование закупок, организация проведения совещаний по выбору поставщика, ежегодное снижение цен.
  • Контроль выполнения основных условий договоров и соглашений с поставщиками.

2.1.2. Директор по закупкам и логистике работает в тесном контакте с менеджерами, специалистами по закупкам и параллельными подразделениями.

2.1.3. Выбор основных и вспомогательных поставщиков. По каждой группе/наименованию компонентов должны быть выбраны поставщики в соответствии с принятой градацией А-Г B.

Поставщики выбираются коллегиальным решением по каждой номенклатурной группе/наименованию с привлечением сотрудников технической дирекции, дирекции по экономике и финансам, технологического отдела, ПДО, дирекции по производству, дирекции по качеству.

При выборе учитывается история работы с поставщиком, количество случаев невыполнения договорных обязательств, поставки товара ненадлежащего качества, а также конструкторские и технологические нюансы применения компонентов.

Выбор поставщика должен оформляться протоколом совещания и утверждаться Генеральным директором.

ПРАВИЛО №1 — В общем случае, новый поставщик никогда не должен становиться основным. Если предполагается выбрать нового поставщика его группа не может быть выше В.

ПРАВИЛО №2 — Директор по закупкам и логистике не имеет право принимать единоличное решение о выборе поставщика, руководствуясь только ценовыми или иными соображениями.

2.1.4. Для каждой группы поставщиков должны быть утверждены условия соответствия (неснижаемые складские запасы, условия платежей, упаковка, качество и пр.). Условия соответствия должны находить отражение в договорах поставки. В случае если поставщик не соответствует этим условиям, он может быть переведен в группу ниже.

2.1.5. Порядок работы директора по закупкам и логистике при участии в новых проектах.

Директор по закупкам и логистике в рамках проектной работы получает спецификацию на новое изделие.

B случае, когда в изделии используются компоненты стандартных групп (резисторы, конденсаторы, транзисторы) или когда используется компонент производителя/поставщика, с которым ведется постоянная работа, квотация производится Менеджером, специалистами по закупкам, отвечающими за поставщика, с участием (в переговорах, переписке) директора по закупкам и логистике.

В случае, когда выбирается новый поставщик/производитель, директор по закупкам и логистике находит поставщика/ов, самостоятельно проводит переговоры, выносит альтернативных поставщиков на комиссию по выбору поставщика. После проведения совещания по выбору поставщика директор по закупкам и логистике закрепляет за новым поставщиком/компонентом ответственного исполнителя (менеджера, специалиста по закупкам), на которого возлагаются обязанности по подготовке, заключению договора с поставщиком и организации исполнения договорных обязательств.

2.1.6. Ежегодное снижение цен производится, как правило, за счет проведения тендера (конкурса) по поставкам на следующий год.

Предпочтение отдается текущим поставщикам, если на совещании по выбору поставщиков не принято обратное.

В переговорах с поставщиками в обязательном порядке должны присутствовать ответственные за данного поставщика менеджеры, специалисты по закупкам.

Переговоры должны в обязательном порядке закрепляться протоколом.

2.1.7. Контроль выполнения поставщиком своих обязательств.

Должен проводиться через:

Процедуру ежемесячной оценки поставщиков. Менеджером, специалистом по закупкам совместно с ЛВК, на основании данных о качестве поставки, сроках подтверждения заказов, наличии буферного запаса у поставщика и т.п. заполняется специальная форма «Ежемесячная оценка поставщика» .

Заместитель директора по закупкам и логистике отвечает за корректность заполнения данной формы и своевременное информирование поставщиков о результатах их работы за отчетный период.

Аудиты. Аудиты поставщиков должны проводиться комиссией с участием как минимум заместителя директора по закупкам и логистике, представителя дирекции по качеству. Аудиты поставщиков должны проводиться на первом этапе не реже одного раза в месяц, затем, если результаты аудита положительные, раз в квартал — раз в год.

Мероприятия установленные Положением СМК Порядок ведения договорной работы.

Контроль качества поставок производится на основании отчетности дирекции по качеству и дирекции по закупкам за отчетный период.

2.2. C выбранным поставщиком заключается договор и спецификация, отражающая условия поставки, в порядке установленном Положением СМК «Порядок ведения договорной работы»

2.3. Начальник ОМТС отвечает за:

2.3.1. Корректное заведение в базу программы 1С «Управление производственным предприятием» следующих данных по всем; серийно закупаемым компонентам:

  • Наименование и № поставщика.
  • Дата договора.
  • Спецификация договора с указанием ее номера, срок действия, количества и цены компонентов закрепленного менеджера, специалиста по закупкам

2.3.2 Проведение анализа закупочной деятельности:

  • Соответствие цен и условий закупки договорным условиям
  • Выполнение поставщиками условий договора (сроков и комплектности поставок) — через ежемесячные отчеты и плановые аудиты.
  • План-фактный анализ закупок

 

З. Алгоритм процесса заказа комплектующих с использованием программы 1 С.

3.1. Расчет потребности.

3.1.1.3а проведение расчета потребности («Помощник формирования заказа поставщику») отвечает начальник ОМТС. Расчет потребности – это инструментальное средство 1С, позволяющее определить потребность в комплектующих и материалах на период планирования на основании заведенных в 1С заказов и планов производства, с учетом актуального состояния складов и незавершенного производства.

3.1.2. Условия проведения расчета потребности.

3.1.2.1. В меню «параметры» указывается:

Дата поступления — с 1-го числа предыдущего (от текущего, месяца проведения расчета) месяца до 15-го числа месяца планирования.

Компоненты, поступившие до 15-го числа включительно, могут быть использованы в производстве месяца планирования. Если компоненты поступают позже — уже не могут. Это поставка под план следующего месяца.

Период выбора цен — указывается период последних 3 месяцев, относительно текущего месяца.

После окончания заведения всех спецификаций в 1C, цены должны проставляться не средние за период, а конкретно по действующей спецификации.

Склады для учета — должны быть указаны актуальные склады, работающие в 1C.

3.1.2.2. Расчет потребности должен проводиться только тогда, когда закрыты все операции в 1C. До запуска расчета необходимо запустить отчет о не закрытых операциях.

3.1.2.3. Расчет потребности должен проводиться в то время, когда никто не производит никаких действий в 1С. Оптимально, в нерабочее время.

3.2.1. Буферные запасы в компонентах.

3.2.1.1. Буферные запасы в компонентах определяются относительной величиной (процент) к объему потребности следующего месяца.

3.2.1.2. Буферные запасы служат для компенсации колебаний потребности, невыполнения поставщиками договорных обязательств, брака и прочих описаний. Буферные запасы являются относительной величиной, их размер в периоде планирования может колебаться от нуля до утвержденной величины.

3.2.1.3. Восполнение буферных запасов в общем случае происходит в плановом порядке на третий месяц через размещение регулярного заказа поставщику (при условии гарантированного наличия компонентов на складе у поставщика). Случаи, когда требуется срочное восполнение буферного запаса, должны отдельно оговариваться. Решение принимает Генеральный директор по согласованию с Директором по экономике и финансам, Директором по закупкам и логистике. Аналогичный алгоритм действует и в случае, когда буферные запасы превышают допустимые значения.

3.2.1.4. Размеры буферных запасов в процентах определяются по каждому комплектующему, основному, вспомогательному материалу утверждаются Генеральным директором.

3.2.1.5. Буферные запасы в компонентах, на основании утвержденного размера буферных запасов, должны заноситься в 1С отдельным документом.

Расчет потребности должен автоматически рассчитывать требуемый буферный запас на основании планов/заказов производства и введенного документа о буферных запасах.

3.2.1.6.В расчете потребности Буферные запасы по каждому компоненту должны указываться в графе потребности в явном виде в штуках.

3.3. По окончании проведения процедуры «расчет потребности» полученный результат должен быть проанализирован. За анализ расчета потребности отвечает начальник ОМТС. Анализ целесообразно проводить B Excel методом сравнения предыдущего расчета потребности со сделанным по колонке «заказать».

Методика анализа:

3.3.1. Экспортируем в Excel предыдущий и сегодняшний расчеты потребности, размещаем их в одном файле, на двух листах.

3.3.2. Применяя формулу «ВПР» по индексу «код номенклатуры» сравниваем содержимое таблиц на обоих листах по полю «заказать».

3.3.3 При появлении отличий (изменений в графе «заказать»), необходимо исследовать их причину:

3.3.3.1. Менеджер, специалист по закупкам провел заказ поставщику

3.3.3.2. Изменились планы/ заказы производства

3.3.3.3. Произошла инвентаризация (оприходование или списание) товарных запасов.

3.3.3 .4. Появились незавершенные операции

3.3.3.5.Прочее

3.3.4. В случае изменений по причинам пп. 3.3.3.1.-3.3.З.5., начальник ОМТС ставит об этом в известность директора по закупкам и логистике.

 

4.Процедура размещения заказа поставщику.

4.1. Заказ покупателя

Это Документ, направляемый покупателем поставщику, в котором выражено намерение купить определенный товар с указанием ассортимента, количества, сроков поставки. Товар по одному заказу покупателя должен отгружаться поставщиком в адрес покупателя единовременно, по одной накладной. Заказ покупателя считается принятым, если поставщик его письменно подтвердил.

 

4.2. За размещение заказа поставщику

(направление заказа поставщику и получение подтверждения заказа) и заведение его в 1С отвечает менеджер, специалист по закупкам в рамках закрепленной за ним номенклатуры.

 

4.3. Менеджер, специалист по закупкам имеет право

размещать заказы только основным поставщикам по ценам и с условиями, закрепленными в договорах и действующих спецификациях. В случае, если оперативная ситуация требует закупки по ценам или с условиями, отличными от закрепленных, такие закупки могут осуществляться только по согласованию директора по закупкам и логистике с оформлением соответствующих изменений (дополнение к договору).

Размещение заказа должно соответствовать порядку оформления и направления заказа, установленному договором с поставщиком.

 

4.4. Алгоритм работы по размещению заказа

4.4.1. Менеджер, специалист по закупкам открывает актуальный расчет потребности, копирует его содержимое B Excel.

4.4.2. B Excel ставится фильтр на заголовок таблицы и производится фильтрация сначала по Ф.И.О. («ответственный за закупку»), а затем по поставщику, которому требуется разместить заказ.

4.4.3. В полученной таблице смотрим колонку заказать. Если значение в этой колонке больше нуля и больше одной нормо-упаковки, это означает потребность размещения заказа.

4.4.4. Менеджер, специалист по закупкам заходит в 1С, открывает новый заказ.

В появившейся форме вводит название поставщика, действующий договор поставки (обязательное поле!), дату поступления, дату оплаты.

Копирует из файла Excel коды, номенклатуры, и вставляет их в заказ поставщику, копирует количества для заказа, и также вставляет их в заказ поставщику.

В случае если известна нормо-упаковка компонента, можно доработать расчет потребности — добавить поле заказать с учетом нормо-упаковки.

При необходимости можно сделать макрос автоматического переноса данных из Excel в 1С.

4.4.5. При заполнении заказа менеджер, специалист по закупкам в обязательном порядке должен в разделе «дополнительно» указать основание для размещения заказа — № и дату расчета потребности или указание директора по закупкам и логистике.

4.4.6. Поля «№ от», «цена» заполняются автоматически

ПРАВИЛО №3- одному поставщику, по одному договору, всегда отправляется ОДИН заказ в месяц. в случае изменения потребности производства:

при увеличении потребности оформляется дополнительный заказ;

при уменьшении потребности производится корректировка заказа.

Все изменения заказов (дополнительный заказ, корректировка) в обязательном порядке согласовываются с поставщиком и отражаются в программе 1С в течение 3-х рабочих дней. Факт размещения заказа подтверждается проведенным в 1C заказом с указанием номера подтверждения заказа поставщиком.

ПРАВИЛО №4 — поставка всего объема заказываемых компонентов по одному заказу должна быть одной датой консолидировано.

Любое исключение из правил менеджер, специалист по закупкам обязан согласовать с Директором по закупкам и логистике

 

4.5. Регламент размещения регулярных заказов.

4.5.1. Регулярным считается заказ, обеспечивающий потребность в компонентах и материалах на заданный период планирования (по умолчанию месяц).

Регулярные заказы базируются на расчете потребности, и направляются единовременно всем поставщикам на весь период планирования.

4.5.2. До 30-го числа каждого месяца ПДО (дирекция по производству) формирует производственный заказ на следующий месяц, и корректирует планы производства в соответствии с коррекциями продаж и производства.

4.5.3. 1-го числа каждого месяца, Начальник ОМТС делает основной расчет потребности, анализирует его, и сообщает менеджерам, специалистам по закупкам в случае, если изменению подверглись заказы/планы производства на текущий и последующий месяцы.

4.5.4. 2-го числа каждого месяца, менеджер, специалист по закупкам размещает заказы поставщикам по алгоритму, описанному в п.4.4. и направляет поставщикам заказы на подтверждение.

4.5.5. до 5-го числа менеджер, специалист по закупкам должен получить от поставщиков подтвержденные заказы. Менеджер, специалист по закупкам на основании подтверждения, проводит заказ в 1С, и заносит и реквизиты подтверждающего документа. На этом процедура размещения заказа поставщику заканчивается.

4.5.6. 6-го числа на плановом собрании дирекции по закупкам и логистике, директор по закупкам и логистике подводит итог размещения регулярных заказов.

 

4.6. Коррекции регулярных заказов.

4.6.1. Регулярные заказы могут корректироваться в следующих случаях:

4.6.1.1. Поставщик не может подтвердить даты прихода или количества, указанные в регулярных заказах и просит их пересмотреть.

4.6.1.2. Увеличились объемы производства, возникла дополнительная потребность.

4.6.1.3. Уменьшились объемы производства, буферный запас увеличился более разрешенных нормативом.

4.6.2. Для управления процессом закупок, менеджеры, специалисты по закупкам должны использовать систему цветовых индикаторов:

4.6.2.1 КРАСНЫЙ. Критичный компонент, недостаточное количество на нашем складе. Нет на складе поставщика.

4.6.2.2 ЖЕЛТЫЙ. Нет на нашем складе, но есть на складах поставщиков, или будет поставка к назначенной дате.

4.6.2.3 ЗЕЛЕНЫЙ. Есть в достаточных количествах и у нас и у поставщиков.

4.6.3. Поставщик не может подтвердить даты прихода или количества, указанные в регулярных заказах и просит их пересмотреть.

4.6.3.1. Не подтверждение поставщиком даты прихода или количества означает несоблюдение поставщиком условий договора поставки в части содержания буферного запаса. Менеджер, специалист по закупкам сообщает об этом факте заместителю директора по закупкам и логистике и заносит соответствующую оценку в специальный файл «Ежемесячная оценка поставщика» с необходимыми комментариями.

4.6.3.2. Поставщик имеет право предложить разбить регулярный заказ на несколько (не более 4-х в течение месяца) и прислать свое альтернативное видение приходов по датам и по количеству.

4.6.3.3. Менеджер, специалист по закупкам обсуждает предложение поставщика с директором по закупкам и логистике и, если необходимо, проводит дополнительные переговоры и консультации с поставщиком. В течение 1-2 дней заказы должны быть согласованы.

4.6.3.4. В случае если, по согласованию с поставщиком, произошли изменения регулярного заказа, менеджер, специалист по закупкам удаляет регулярный заказ и вносит в систему иные, согласованные с поставщиком, согласно алгоритму п.4.6.

4.6.4. Увеличились объемы производства, возникла дополнительная потребность.

Если в промежуток между размещениями регулярных заказов, по тем или иным причинам, возникла дополнительная потребность в компонентах, менеджер, специалист по закупкам соотносит количество этой дополнительной потребности с размером буферных запасов. Если:

4.6.4.1. Размер потребности превышает буферный запас, требуется разместить дополнительный заказ поставщику, согласно п.4.6.

4.6.4.2. Если размер потребности меньше или равен буферному запасу, требуется уточнить состояние склада основного поставщика по данной позиции, как в настоящий момент, так и на весь период планирования.

Если на складе основного поставщика данный компонент есть, никакие действий не предпринимаются, компоненту присваивается индикатор «ЖЕЛТЫЙ», компонент берется под особый контроль менеджером, специалистом по закупкам.

Если на складе основного поставщика данного компонента нет, а последующие поступления к поставщику не покрывают возросшей потребности, менеджер, специалист по закупкам присваивает компоненту индикатор «КРАСНЫЙ». О возникшей ситуации ставится в известность директор по закупкам и логистике, проводится исследование рынка на предмет покупки компонента, заводится (согласно п.4.6.) новый заказ не основному поставщику.

4.6.5. Уменьшились объемы производства, буферный запас увеличился более разрешенных нормативом. Если в промежуток между размещениями регулярных заказов, по тем или иным причинам, возник излишек по тому или иному компоненту, количество сверх утвержденных буферных запасов, менеджер, специалист по закупкам соотносит количество этих излишков с размером буферных запасов, предполагаемой потребностью в следующем периоде планирования, стоимостью излишка. Если:

4.6.5.1. Стоимость излишка менее 100 тыс. руб. по поставщику и в следующем периоде планирования и это превышение закрывается потребностью, коррекции выпущенных заказов не проводится (при необходимости, коррекция производится по прямому указанию Директора по закупкам и логистике или его заместителя, начальника ОМТС). При этом все увеличения/уменьшения считаются совокупно (по расчету потребности).

4.6.5.2. Стоимость излишка более 100 тыс. руб. по поставщику или излишек не закрывается потребностью следующего периода планирования, заказ требуется отменить, и выпустить, при необходимости, в соответствии с п.4.6. новый заказ поставщику.

4.6.5.3 Отмена заказа требует обязательного согласования с поставщиком. В случае, если Потребление компонента будет происходить в дальнейшем, целесообразно заказ не отменять, а переносить, т.е. изменять дату поставки. С точки зрения процедуры в 1C — это отмена заказа и выпуск нового.

Потребление компонента не будет происходить в дальнейшем, требуется немедленно поставить в известность директора по закупкам и логистике либо его заместителя, начальника ОМТС.

 

4.7. Ограничения и правила.

4.7.1. Не авторизованный заказ не является заказом и не должен приниматься поставщиком, как заказ. Об этом необходимо информировать всех поставщиков.

4.7.2. Менеджер, специалист по закупкам не имеет права по собственному усмотрению размещать заказы у поставщиков. Можно размещать заказы только у основных поставщиков на условиях, прописанных в договоре поставки и спецификации.

4.7.3. Менеджер, специалист по закупкам не имеет права изменять или удалять проведенные заказы покупки в случае необходимости, такими правами наделен только директор по закупкам и логистике либо его заместитель.

4.7.4. В случае любой дополнительной потребности всегда открывается новый заказ покупателя в 1С. Запрещается корректировать ранее размещенные заказы.

4.7.5. В случае перезаказа, заказ покупателя в 1С аннулируется. Корректное количество размещается новым заказом покупателя в 1C с обязательной ссылкой на корректируемый (удаленный) заказ. Запрещается корректировать ранее размещенные заказы.

4.7.6. Менеджер, специалист по закупкам несет персональную ответственность за корректность информации вносимой в программу 1С.

 

5.Процедура оформления поступления товара.

5.1. Менеджер, специалист по закупкам в течение 1-го рабочего дня с момента получения информации об отгрузке товара поставщиком формирует и направляет на центральный склад заявку на приемку товара.

5.2. Кладовщики центрального склада в течение 1-го рабочего дня проверяют товар и формируют в 1C приходный ордер.

5.3. Менеджер, специалист по закупкам не позднее 1-го рабочего дня проверяет правильность оформления документов (соответствие цен, номенклатуры) и формирует в 1C документ поступления товаров.

 

6.Контроль 3a исполнением регламента заказа компонентов.

6.1. Контроль за исполнением регламента возлагается на директора по закупкам и логистике.

6.2. Контроль проводится по следующим параметрам:

6.2.1. Контроль изменения потребности в закрытых для изменения периодах (2 месяца). Контроль проводится ежедневно и контрольная проверка ежемесячно. Ежемесячно составляется отчет и том, какое количество номенклатурных позиций подверглись изменению B штуках и рублях.

Отчет предназначен для контроля параллельных подразделений. Ответственный — начальник ОМТС.

6.2.2. Контроль размещения заказов поставщикам. Факт размещения заказа подтверждается проведенным в 1С заказом поставщику. Согласно принимаемому регламенту, заказ поставщику должен быть размещен не позднее 3-х дней с момента появления в потребности недостатка или излишка. Контроль производится методом сравнения соответствующих расчетов потребности с интервалом 3 дня. Контроль производится ежедневно. Результаты фиксируются в виде отчета ежемесячно по каждому менеджеру, специалисту в количественном и процентном выражении. Отчет предназначен для оценки эффективности работы менеджера, специалист. Ответственный — начальник ОМТС.

6.2.3. Контроль за своевременным оформлением документов по поступлению товаров, а так же закрытие неисполненных заказов проводится ежедневно. Ответственный — начальник ОМТС.

6.2.4. Контроль сроков получения компонентов. Производится ежемесячно на основании отчета 1С об отклонении фактической даты получения компонентов от планируемой. Кроме этого, каждый случай отклонения по срокам должен документироваться в виде акта (формы 8d) и отправляться поставщикам. Отчет предназначен для оценки работы менеджера, специалиста по закупкам и оценки работы поставщика.

Ответственный — заместитель директора по закупкам и логистике.

6.2.5. Контроль корректности даты выписки первичных документов поставщиком — выполняется менеджером, специалистом по закупкам при оформлении документа поступление товаров и услуг.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*