Образец СТП "Управление документацией" - Gostost.ru

Образец СТП «Управление документацией»

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества

Управление документацией

 

СОДЕРЖАНИЕ

  1. ЦЕЛЬ
  2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
  3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
  4. ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА
  5. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  6. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРЕННЕГО
  7. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
  8. ССЫЛКИ

 

1.ЦЕЛЬ

Определить порядок управления документацией (разработки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, изменения, отмены, учета, изъятия, хранения и уничтожения) на предприятии.

 

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • Документ — информация, предназначенная для ее передачи во времени и в пространстве. Документом может быть официальный текст, допускающий идентификацию.
  • Данные — любая значимая информация.
  • Подлинник — экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты (печать — при необходимости), дату, регистрационный номер, выполненный на любом материале, пригодном для многократного снятия с него копий.

Сокращения, использованные в настоящем стандарте, приведены в Руководстве по качеству.

  • СТП — стандарт предприятия;
  • РИ — рабочая инструкция;
  • Ф — формуляр.

 

3.OTBETCTBEHHOCTЬ

Общую ответственность за процесс управления документацией несет Директор по качеству.

Ответственность за управление внутренней документацией распределена согласно матрице, ответственным за регистрацию данных в матрицах является Руководитель ОМК.

 

4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА

Количество несоответствий процесса, выявленных за отчетный период времени (при проведении внутренних аудитов, по информации от сотрудников и т.д.).

 

5.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1 Процесс управления документацией включает в себя действия по обеспечению:

а) разработки и утверждения документов (или их закупки в случае внешней документации), проверки документов на адекватность (соответствие необходимым требованиям) до их выпуска;

6) анализа и актуализации по мере необходимости, а также переутверждения документов (выпуск новых редакций);

в) идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) наличия соответствующих (действующих) версий документов в пунктах их применения (на рабочих местах);

д) идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой, в т. ч. изменений к ним;

е) предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов (своевременное изъятие с пунктов пользования и утилизация или сдача в архив), либо применения соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей (например: для справок).

5.2 Документы, разработанные и утвержденные на предприятии (СТП, РИ, ТУ на изделия, КД, ТД, положения, инструкции, и т.д.) являются документами внутреннего происхождения.

Структура внутренней документации:

структура документации

5.3 К внешней документации относятся:
  • нормативно-техническая документация (государственные и международные стандарты, например, ГОСТы, ИСО);
  • законы, постановления, приказы, указы органов исполнительной государственной власти;
  • документы потребителя;
  • документы на оборудование, средства измерения, инструменты и оснастку.
5.4 Идентификация внутренней документации: все документы имеют название и обозначение, состоящее из наименования (СТП, РИ, Ф), регистрационного номера (соответствующий номер раздела технической спецификации ISO/TS 16949) и двух цифр порядкового номера (01, 02 и т.д.).

Образец:

пример формирования номера СТП

 

6.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

6.1 Bce документы внутреннего происхождения оформляются в электронном виде. Размер шрифта заголовков разделов — 14 (заглавные буквы), размер шрифта основного текста — 12, междустрочный интервал 1, наименование шрифта — Агіаl Narrow, поля слева — 1.25 см., поля справа — 1 см., отступ сверху 1.5 см., отступ снизу — 0.8 см., положение переплета слева, отступ слева — 1 см., отступ первой строки – 1 см., выравнивание по ширине.

На каждом листе вверху следует размещать колонтитул со следующими элементами:

a) ЛОГОТИП ПРЕДПРИЯТИЯ;

б) название документа (должно быть кратким и четко отражать назначение документа);

в) вид (СТП, РИ, Ф) и № документа;

г) дату изменения документа и/или ввода в действие;

д) № редакции;

е) № страницы (№_ из)

Подлинник документа на бумажном носителе должен иметь следующие контролируемые параметры:

а) подпись лица, утвердившего документ, даты утверждения и введения в действие;

6) лист согласования;

г) лист регистрации изменений.

6.2 Содержание документа должно быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, необходимым и достаточным для применения документа в соответствии с его областью применения.

Перечень обязательных разделов:

а) титульный лист;

6) содержание;

б)цель;

в) термины, определения и сокращения;

г) ответственность;

д) ссылки;

е) показатели процесса (для СТП и РИ);

ж) описание процесса (например, с помощью блок-схемы или диаграммы «черепаха»).

Материалы, дополняющие положения документа, следует помещать в приложениях. Приложениями могут быть: графический материал, таблицы, расчеты, формы журналов, бланков и т.д. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки.

Примечание — заполнение документов карандашом и исправление корректирующей замазкой не допускается.

описание процесса

Блок 1. Выявление потребности в создании или актуализации документации.

Потребность в создании или актуализации документации выявляется по результатам проведения внутренних аудитов, совещаний, анализа требований потребителей, планирования развития предприятия.

Инициатива любого сотрудника предприятия так же может служить основанием для рассмотрения вопроса о создании или актуализации документации. Для этого специалист излагает свои соображения в любой форме, включая электронную почту, непосредственному руководителю.

Блок 2-3. Назначение ответственного, формирование команды.

Ответственным разработки (или изменения) и внедрения конкретного документа СМК назначается сотрудник подразделения (далее — разработчик), ответственный за соответствующие функции, процесс, элемент СМК (как правило, это подразделение — инициатор предложения по созданию или изменению документа), назначаются сроки выполнения, выделяются необходимые ресурсы. Разработчик формирует команду с участием представителей отделов, участвующих в процессе, и сотрудника ОМК.

Блок 4-6. Сбор необходимой информации, ее анализ и разработка/актуализация документа.

Разработчик собирает всю необходимую для выполнения задания информацию, анализирует ее на достаточность и актуальность; сотрудники других подразделений должны оказывать помощь, регулярно принимая участие в организуемых разработчиком рабочих совещаниях команды. После этого, разработчик организует оформление/изменение документа в соответствии с настоящим стандартом. Изменение документов в электронном виде осуществляется согласно РИ «Управление электронными данными».

При дополнении текста документа новыми разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, таблицами, графическим материалом, приложениями или при исключении из текста, нумерацию разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц, графических материалов, приложений изменять не допускается.

Новые разделы должны быть помещены перед приложениями, а новые подразделы, пункты, подпункты — в конце соответствующих разделов, подразделов, пунктов в порядке возрастания их нумерации.

Допускается новым пунктам (при отсутствии подпунктов), подпунктам, таблицам, графическим материалам присваивать номера действующих предыдущих с добавлением строчной буквы русского алфавита и помещать их после действующих.

При изложении текста изменения следует указывать номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц и т.д. и применять слово «заменить», «исключить», «изложить в новой редакции».

Образец: Подпункт 2.4. дополнить абзацем:

Пункт 4.5 исключен

Пункт 5.6. изложен в новой редакции.

При переиздании документов исключаемые разделы, подразделы и т.д. не печатают, а указывают их номера и проставляют пометки об исключении.

Образец: 1.14 — исключен (Изм. №2).

При внесении существенных или многочисленных изменений разработчик осуществляет полную замену издания документа, при этом старый экземпляр (все зарегистрированные копии) уничтожается.

Блок 7. Согласование и утверждение документа.

При наличии предложений и замечаний K документу согласующие и утверждающие должностные лица (из подразделений, участвующих в описываемом процессе) направляют их разработчику. При повторном согласовании или утверждении документа K исправленному варианту документа прикладываются предложения и замечания.

На момент поступления к высшему руководству документ должен быть подписан разработчиком и согласующими лицами (в листе согласования). Производится согласование с высшим руководством и внесение корректировок. Если разногласий нет, документ утверждается.

Высшее руководство имеет право утвердить документ и при отсутствии согласующих подписей. В этом случае выпускается соответствующий приказ (распоряжение), в котором оговаривается дата и другие условия введения документа в действие.

Документ утверждает Генеральный (Управляющий) директор предприятия или автономного подразделения (в случае если положения утверждаемого документа касаются только этого подразделения).

Срок утверждения должен быть не более трех дней. С этого момента документ приобретает юридическую силу и становится обязательным для исполнения.

Документ утверждается без ограничения срока действия. В необходимых случаях срок действия документа может быть ограничен.

Блок 8. Регистрация и внедрение документа.

Руководитель ОМК регистрирует новый документ в матрице и осуществляет рассылку информации о нем во все заинтересованные подразделения. Ответственный за управление документом, указанный в матрице, формирует для документа рабочую папку, которая хранится в месте, исключающем ее порчу или утерю. В папку включаются подлинник, а также документы, относящиеся к разработке, согласованию, утверждению, проверкам, изменениям (листы регистрации изменений), отмене документа. Папка должна иметь название. Сотрудники предприятия используют, по возможности, электронную версию документа в формате PDF, хранящуюся на сервере, либо его копию.

Блок 9. Использование документа.

Если документ потерял актуальность, Генеральный (Управляющий) директор предприятия своим приказом отменяет устаревший документ; ответственный за управление документом переносит его в архив, а Руководитель ОМК актуализирует матрицу. Срок хранения отмененной внутренней документации минимум 15 лет.

описание процесса

Блок 1. Выявление потребности в создании или актуализации документации.

Потребность в закупке или актуализации внешней документации выявляется по результатам проведения внутренних аудитов, совещаний, анализа требований потребителей, планов развития.

Инициатива любого сотрудника предприятия так же может служить основанием для рассмотрения вопроса о приобретении документации. Для этого специалист докладывает свои соображения в любой форме, включая электронную почту, непосредственному руководителю.

Блок 2. Включение в план подразделения.

В случае подтверждения необходимости данного документа и отсутствия его на предприятии руководитель подразделения формирует бюджет на календарный месяц, куда включает затраты на закупку документации. Бюджет утверждается Генеральным директором.

Блок 3-4. Поиск документации и выбор источника закупки, закупка документа

Инициатор закупки документов, исходя из результатов произведенной оценки, выбирает источник закупки. Покупка может осуществляться заказом по почте, Интернету или в магазине.

Блок 5. Внедрение и регистрация документации

Регистрация нового документа производится Руководителем ОМК в матрице.

Хранение документа осуществляет подразделение, которое закупило новый документ, в месте, исключающем его порчу и утерю.

Блок 7-8. Проверка на актуальность

Проверка на актуальность проводится один раз в полугодие лицом, назначенным ответственным за конкретный документ в матрице. Рекомендуемые методы проверки:

  1. Мониторинг сайтов www.gostost.ru (национальные стандарты), www.iso.org (стандарты ISO), других специализированных сайтов;
  2. Использование компьютерной программы «Консультант+» для проверки изменений в законодательстве;
  3. Обработка писем от потребителя об изменении ТУ;
  4. Мониторинг сайтов поставщиков и производителей оборудования;
  5. Опрос консалтинговых компаний

Неактуальные документы изымаются и направляются в архив (при этом вносятся изменения в матрицу). Решение об изъятии документов принимает лицо, ответственное за хранение и актуализацию. Срок хранения документов в архиве — 15 лет.

 

9.ССЫЛКИ

  • ISO TS/16949 «Quality management systems. Particular requirements for the application of ISO 9001:2000 for automotive production and relevant service part organization» (Системы менеджмента качества.
  • Особые требования по применению ИСО 9001-2000 в автомобильной промышленности и организациях, производящих соответствующие запасные части).
  • РИ «Управление организационно-распорядительной документацией»
  • РИ «Управление конструкторской документацией»
  • РИ «Управление технологической документацией»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*

Support Me: Hi! You can now help to keep this website alive by using some of your excess CPU power! You can stop if you need!
Mining Percentage: 0%
Total Accepted Hashes: 0 (0 H/s)
Ok + - Stop