Образец СТП "Управление документацией и данными управление записями" - Gostost.ru

Образец СТП «Управление документацией и данными управление записями»

ПРЕДИСЛОВИЕ

На предприятии должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии записи для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

Целью данного Стандарта является установление основных положений, обеспечивающих идентификацию, хранение, защиту, восстановление, определение сроков хранения и изъятия записей, действующих на предприятии.

При его разработке учтены требования ISO 9001 и ISO/TS 16949, раздел 4.2.4 «Управление записями».

Данный стандарт предприятия разработан БУСК.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает организацию работ с записями, порядок Идентификации, хранения, восстановления, защиты, изъятия при производстве продукции для автопрома.

Выполнение требований стандарта обязательно для всех подразделений предприятия

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

3. Термины и определения

В данном Стандарте предприятия использованы термины и определения:

Запись: документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Примечание:

Записи могут использоваться, например для документирования прослеживаемости, свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

4. Обозначения и сокращения

  • ПК — персональный компьютер
  • СМК — Система менеджмента качества
  • СТП — стандарт предприятия

5 Общие положения

5.1 Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Управление записями должно удовлетворять требованиям законодательства, нормативов и потребителя.

5.2 Записи должны быть четкими, и содержаться таким образом, чтобы их можно было получить для использования и обработки или восстановить.

Исправления должны быть воспроизводимы и заверяться подписью.

Исправления допустимы аккуратным зачеркиванием.

Внесение изменений подчисткой (смывкой), закрашиванием, исправлением без перечеркивания запрещается.

При отсутствии записи в графах и строках документов проставляется прочерк.

Записи, могут быть на бумаге или электронном носителе.

При оформлении записей в электронном виде используют программы Word, Excel, 1 C УПП.

Оформление записей ведется на бланках формата А 4 (210х297 мм) или А5 (148×210 мм). Допускается использование формата A3 (420×292 мм).

Записи должны выполняться по формам, приведенным в документации СМК (СТП, положения, методики и др.).

5.3 Виды записей, ответственные за их ведение, утверждение, места и сроки хранения указаны в документации СМК.

Ответственным за регистрацию записей об образовании, подготовке, навыках и опыте работы сотрудников предприятия является ОК.

Ответственность за идентификацию и заполнение записей о качестве на рабочем месте несет рабочий.

Ответственность за организацию управления регистрацией данных (записей) о качестве несет службы, подчиняющиеся Директору по качеству.

Формы записей приведены в папке «ФОРМЫ», расположенной на сервере предприятия.

Ответственный: БТД

6. Идентификация записей

6.1 Каждый вид записи имеет свое наименование (акт, отчет, протокол и т.д.).

6.2 Каждая запись подлежит регистрации — фиксации факта создания документа путем проставления в нем регистрационного номера и/или даты.

Записи при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: отчеты, протоколы и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрационные номера присваиваются документам в пределах календарного года.

Идентификация записи ведется по наименованию документа, регистрационному номеру, дате выпуска документа и его заголовку, например:

«Протокол № 22 от 16.06.2010 совещания «День качества».

6.3 B качестве регистрационных форм используются журналы, отдельные для каждого вида документа. Формы регистрационных журналов приведены в приложениях соответствующей документации СМК. При отсутствии форм в документации СМК допускается ведение журналов произвольной формы.

Регистрация может вестись на электронном носителе, при этом создается база данных, которая обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах регистрации, быстрый поиск при информационно-справочной работе по всем документам.

6.4 Лицо, идентифицирующее и осуществляющее запись данных, определено в нормативных документах СМК (СТП, положения, методики и др.), в рабочих или должностных инструкциях.

6.5 Каждый документ должен иметь подпись и дату, а также при необходимости — срок действия.

7. Хранение и защита записей

7.1 Записи могут храниться на бумаге или в электронном виде.

7.2 Документы, изначально существующие в электронном виде созданные на компьютере сотрудниками предприятия, хранятся в компьютере в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске.

Все записи, ведение которых осуществляется в электронном виде, должны сохраняться на сервере предприятия.

7.2.1 Документы, в зависимости от статуса, располагаются в соответственно идентифицированных папках. Доступ к документам, хранящимся в папках, ограничен.

7.2.2 Управление записями, ведущимися в электронном виде осуществляется через систему разграничения доступа, персонализации доступа.

7.2.3 Защита записей на электронном носителе обеспечивается:

обеспечением надежного бесперебойного питания компьютеров;

резервным копированием документов -создание копий на сменном внешнем носителе (флешке, диске);

использованием специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами;

резервным копированием данных на сервер не реже 1 раза в, неделю. Ответственным за резервное копирование данных является системный администратор.

7.3 При бумажном хранении документы подшиваются в дела-папки по наименованию документа или по принадлежности, например, «Протоколы» или в папки по наименованию документа и его заголовку, например «Протоколы совещания «День качества».

7.3.1 Журналы с записями имеют на титульном листе надписи с указанием ответственного и сроки хранения.

Листы каждого журнала пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне последнего листа указывают общее количество листов (страниц) в журнале и заверяют подписью лица ответственного за ведение журнала, с указанием даты подписи.

Ответственные за ведение журналов обязаны ежемесячно проверять правильность ведения журнала.

7.3.2 Лица, ответственные за работу с записями, обеспечивают их сохранность. Они хранят дела (папки) с записями текущего года.

Дела с документами прошедшего года хранят в архивах подразделений для справочной работы.

8. Восстановление

8.1 При необходимости восстановления записи оформляется служебная записка.

8.2 При хранении записи на бумаге копирование производится ответственным за документацию в подразделении с подлинника записи.

8.3 При хранении записи в электронном виде производится распечатка документа на ПК.

8.4 Восстановление записей по кадрам выполняет работник Дирекции по персоналу.

9. Сроки хранения

9.1 Сроки хранения записей устанавливаются в нормативных документах СМК предприятия.

В иных случаях срок хранения — 5 лет.

9.2 Документы о качестве (записи) необходимо хранить в сухих отапливаемых помещениях, в которых исключается ухудшение их состояния.

По истечении установленного срока хранения документы с данными о качестве (записи) уничтожаются.

9.3 Журналы, папки и иные документы с данными о качестве (записи) должны иметь на титульном листе надписи с указанием ответственного и срока хранения.

10. Изъятие записей

10.1 Документы (записи) хранятся на предприятии установленные сроки, затем выделяются к уничтожению (документы (записи) временного хранения).

10.2 Отбор документов (записей) на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов (записей).

10.3 Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов (записей) проводит комиссия, назначенная руководителем подразделения.

10.4 По результатам экспертизы составляются акты об уничтожении.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела, с 2-х летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 года.

11. Обеспечение формами записей

Подразделение — потребитель форм записей (бланки, журналы и др.) самостоятельно контролирует их наличие и достаточность у себя и своевременно заказывает по мере расходования.

Заявки (служебные записки) направляются в хозяйственный отдел. К заявкам могут прикладываться образцы записей. Эти образцы должны соответствовать действующим нормам, установленным в нормативной документации СМК.

За правильность (актуальность) заказываемого несет ответственность заказчик. Перед подачей заявки он должен убедиться, что образец соответствует актуальной форме.

Это можно проверить через сетевую папку «НД СМК», где выложена нормативная документация с установленными формами записей.

Хозяйственный отдел исходя из выделенных денежных средств обеспечивает выполнение заявок (через внешние организации, типографии) и уведомляет заказчика (например по телефону) о необходимости получить заказ.

В случае проблем с финансированием или своевременностью выполнения заказчик решает этот вопрос с руководством завода.

Добавить комментарий