Инструкция «Управление документацией порядок разработки карт процессов предприятия и проведения анализа процессов»
1 Область применения
Данная инструкция описывает процедуру по разработке Карт процессов предприятия, а также проведения анализа процессов.
Требования инструкции распространяются на персонал, участвующий в разработке карт процессов, а также отвечающий за проведение анализа процессов.
При разработке учтены требования ГОСТ ISO 9001, ISO/T S 16949, ГОСТ РВ 0015-002, ОСТ 134-1028.
Инструкция разработана БУСК.
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции использованы следующее руководящие и
нормативные документы:
- ISO 9001 :2015 Системы Менеджмента качества. Требования.
- ISO 9000:2015 Системы Менеджмента качества. Основные положения и словарь.
- ISO/TC 16949:2009 Системы Менеджмента качества. Особые требования по применению стандарта ISO 9001:2008 в автомобилестроении и организациях, поставляющих соответствующие запасные части;
- ГОСТ РВ 0015-002-2012 Система разработки и постановки на производство военной техники. Система менеджмента качества. Общие требования.
- ОСТ 134-1028-2012 Ракетно — космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании, производстве и эксплуатации изделий.
- СТО СМК Планирование качества
- СТО СМК Руководство по качеству производства компонентов автомобильной промышленности
- СТО СМК Руководство по качеству производства деталей, сборочных единиц продукции для ракетно-космической техники
- CTO CMK Руководство по качеству производства продукции для авиационной техники
- СТО СМК Управление рисками организации
- Инструкция СМК Ответственность руководства. Анализ СМК со стороны руководства
- СТП СМК Управление документацией и данными. Разработка стандартов организации
3 Определения
При разработке карт процессов используются следующие термины и определения:
- Владелец процесса — лицо ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса.
- Руководитель процесса — лицо, ответственное за текущее планирование и ведение процесса с целью достижения запланированных результатов.
- Входы процесса — материальные и информационные потоки , поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию.
- Выходы процесса — результаты преобразования, добавляющие стоимость.
- Инфраструктура — совокупность зданий, оборудования и служб обеспечения, необходимых для функционирования предприятия.
- Производственная среда — совокупность условий, в которых выполняется работа.
- Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
- Документ — информация и носитель на котором она содержится.
- Документированная информация — информация, для которой требуется, чтобы она управлялась и поддерживалась в рабочем состоянии организацией, и носитель, на котором она содержится.
- Спецификация — документ, устанавливающий требования.
- Запись — документ, содержащий достигнутые результаты, или представляющий свидетельство выполненных задач.
4 Обозначения и сокращения
- БУСК — бюро управления системой качества;
- ГОСТ — государственный стандарт;
- ПР — процесс;
- СТП — стандарт предприятия;
- СТО — стандарт организации
- СМК — система менеджмента качества;
5 Требования к структуре и содержанию карт процессов
5.1 Карта должна содержать следующие разделы:
- титульный лист;
- спецификацию;
- диаграмму;
- блок-схему;
- приложения;
- подписи (на титульном листе);
- лист регистрации изменений.
5.2. Требования к разделам.
5.2.1 Титульный лист выполняется по форме приложения А.
Структура названия Карты процесса составляется следующим образом:
Карта процесса СМК — групповой заголовок:
индекс ПР и порядковый номер согласно перечня процессов предприятия ( Руководства по качеству)
наименования процесса.
Пример: Карта процесса СМК
ПР № 1
МАРКЕТИНГ
Последующие листы Карты процесса выполняются по форме
5.2.2. Спецификация процесса выполняется по форме приложения Б и содержит следующие параметры процесса (основные характеристики процесса):
1 Название процесса — название процесса, на который, составлена данная спецификация.
2 Владелец процесса лицо, ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса (должность).
3 Руководитель процесса лицо, ответственное за текущее планирование и ведение процесса с целью достижения запланированных результатов (должность).
4 Область применения — сфера деятельности, которую охватывает данный процесс. Например: все предприятие или наименование отдельных служб.
5 Поставщики процесса.
6. Участники процесса.
7. Потребители процесса наименования служб, подразделений.
8 Описание процесса — формулировка, раскрывающая сущность, основное ссдержание процесса.
9 Цели процесса — необходимый или желательный результат процесса (перечень)
10 Показатели — индикаторы — как будет измеряться достижение целей Процесса (перечень).
11 Анализ — ответственный за проведение анализа достижения показателей и функционирования процесса, периодичность анализа, отчетный документ по результатам анализа.
12 Персонал — указывают способность (квалификацию) участников процесса, при наличии указывают специфические требования.
13 Документация — обозначения документов, применяемых в ходе реализации процесса.
14 Методы — методы используемые при реализации процесса (например бальной оценки поставщиков, FMEA, статистические методы и т.п.)
15 Записи — документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (перечень).
16 Ресурсы — материальные и нематериальные компоненты, используемые в рамках процесса для преобразования входящих элементов в выходящие (здесь можно указать важные специфические требования к окружающей среде).
17 Риски — дают ссылку на Реестр рисков процесса
5.2.3 Диаграмма процесса показывает связи с процессами Поставщиками входов и процессами — потребителями выходов.
5.2.5 Раздел «Приложения» содержит материал, дополняющий Карту процесса. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы на которые даны ссылки в Карте.
Обязательным приложением к Карте процесса является Таблица показателей по процессу, по форме Приложения В. В таблице указываются наименование показателей, единицы измерения, периодичность оценки, методики измерения. Количество граф в таблице может быть увеличено, при необходимости.
5.2.6. Раздел «Подписи» содержит подписи руководителя и владельца процесса. Согласующие подписи директора по качеству, поставщиков входных данных, потребителей выходных данных. Подписи ставят на титульном листе.
5.2.7. Внешнее взаимодействие процессов представлено на схеме взаимодействия (ландшафта) процессов СМК предприятия.
6 Проведение анализа процессов
6.1 В ходе реализации процессов руководители и владельцы проводят периодический анализ функционирования процессов.
Руководители (владельцы) процессов контролируют и измеряют свои процессы для сопоставления с политикой, целями, требованиями к продукции и принимают решения (действия) для дальнейшего улучшения функционирования процессов.
6.2 Целевые значения показателей процессов устанавливаются ежегодно руководителями и владельцами процессов, согласно СТО и на основании Приказа Генерального директора.
6.3 Анализ и оценка достижения целевых показателей процессов проводится ежемесячно руководителями и владельцами процессов, по результатам анализа составляются отчеты.
6.4 При недостижении целевых показателей руководитель процесса должен проводить анализ причин недостижения, по результатам анализа разрабатывать корректирующие действия и обеспечивать их выполнение.
Оценка результативности корректирующих действий проводится при анализе показателей последующего месяца.
6.5 Методики, используемые для анализа и оценки достижения показателей процесса, указываются в таблице показателей (Приложение В).
6.6 Отчеты, в виде сводной таблицы Excel‚ руководители процессов направляют в БУСК по электронной почте нe позднее 5-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным.
6.7 БУСК размещает отчеты в сетевой папке предприятия и формирует сводную таблицу по недостигнутым показателям, с указанием причины недостижения.
Данные по недостигнутым показателям БУСК направляет директору по качеству для информирования руководства на заводском дне качества.
6.8 По итогам года руководители и владельцы проводят анализ деятельности процессов и предоставляют «Заключения» в БУСК для формирования отчета руководству.
7 Порядок согласования и введения в действие карт процессов
Порядок согласования и введения в действия Карт процессов аналогичен порядку согласования и введения в действие стандартов организации.