Управление документацией и данными. Основные положения

Система менеджмента качества

ПРЕДИСЛОВИЕ

Документами системы менеджмента качества необходимо управлять.

Они должны обеспечить: единое понимание политики, правил и процедур в области качества, возможность реализации (внедрения) проверки и подтверждения результативности действующей на предприятии СМК, соответствие уровня качества разрабатываемой и выпускаемой продукции установленным требованиям, а также возможность проводить анализ всей СМК в целом.

Целью данного Стандарта является установление основных положений, касающихся системы документации‚ действующей на предприятии, включая определение необходимого и достаточного состава документов СМК, их классификацию, регламентацию единых требований ко всем группам документов, а также порядка управления ими.

Стандарт разработан БУСК.

При его разработке учтены требования ISO/TS 16949 раздел 4.2 «Требования к документации».

1 Область применения

Данный Стандарт устанавливает основные правила и процедуры, подлежащие выполнению на предприятии при организации управления документацией и данными.

Стандарт распространяется на деятельность должностных лиц и подразделений предприятия, являющихся разработчиками документации‚ а также на персонал, являющийся пользователем в части касающейся его деятельности.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

• Системы Менеджмента качества. Особые требования
• lSO/TS16949:2009 по применению стандарта ISO 90012008 в автомобилестроении и организациях, поставляющих соответствующие запасные части
• ISO 9000:2005 Системы Менеджмента качества. Основные положения.
• ГОСТ Р1.0-2012 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения.
• ГОСТ 2.501 — 2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения.
• ГОСТ 2.503-2013 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.
• Руководство по качеству предприятия
• Стандарт предприятия. СМК. Управление документацией и данными. Разработка стандартов предприятия.
• Инструкция. СМК. Порядок разработки карт процессов предприятия и проведения анализа процессов.
• Стандарт предприятия. Система качества . Управление документацией и данными. Управление конструкторской документацией.
• Стандарт организации . Система менеджмента качества Управление документацией и данными. Управление конструкторской документацией.
• Управление документацией и данными. Инструкция по делопроизводству.
• Стандарт организации. Система Менеджмента Качества. Управление документацией и данными. Управление технологической документацией
• Стандарт организации. СМК . Управление документацией и данными. Организация разработки положений о подразделениях, должностных и рабочих инструкций.
• Стандарт предприятия. СМК Управление документацией и данными. Управление записями.
• Стандарт предприятия. СМК. Управление документацией и данными. Управление технологической документацией.
• СТП Обеспечение культуры производства на предприятии.
• Стандарт предприятия. СМК. Корректирующие и предупреждающие действия. Основные положения.

3 Термины и определения

В данном Стандарте предприятия использованы термины и определения, применяемые в отечественных ГОСТ и ISO 9000.

Актуализация  — организационная процедура, связанная с внесением в установленном порядке утвержденных изменений в контрольный и учтенный экземпляры документации во всех «точках» их использования.

Запись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Инструкция — положение, описывающее действие, которое должно быть выполнено.

Инструкция должностная — инструкция, регламентирующая статус, права, обязанности и ответственность должностных лиц

Инструкция рабочая — инструкция, которая устанавливает круг обязанностей рабочего, подчиненность, порядок приема и увольнения, основные задачи, поставленные перед ним и критерий оценки конечных продуктов его деятельности при исполнении закрепленных за ним обязанностей.

Положение о структурном подразделении – регламентирует административную подчиненность, основные задачи, критерии оценки конечных продуктов деятельности подразделения.

Политика в области качества — общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

Руководство по качеству — документ, определяющий систему менеджмента организации.

Стандарт предприятия — стандарт, утвержденный предприятием и применяемый только на данном предприятии.

Учетно — отчетная документация — документация, подтверждающая выполнение требований, установленных для данного вида деятельности, процессов и продукции, регистрирующая несоответствия в продукции, производственных процессах и в СМК, а также результаты проведения корректирующих и предупреждающих мер и оценки их эффективности.

4 Обозначения и сокращения

• БУСК — бюро управления системой качества
• БТД — бюро технической документации
• ГОСТ — государственный стандарт
• КД — конструкторская документация
• НД — нормативная документация
• ОГК — отдел Главного конструктора
• ОГМетр — отдел Главного метролога
• ОГТ — отдел Главного технолога
• ОСТ — отраслевой стандарт
• ОТК — отдел технического контроля
• РК — Руководство по качеству
• СМК — Система менеджмента качества
• СТП — стандарт предприятия
• ТД — технологическая документация
• ТУ — технические условия

5 Состав документации, подлежащей ведению в системе менеджмента качества

Документация СМК является «законодательной» базой ее функционирования. Она включает в себя документацию внешнего и внутреннего происхождения.

К внешней документации относятся:

• нормативно-техническая документация (государственные и международные стандарты, например, ГОСТы, ИСО, ОСТ, ТУ и др.);
• законы, постановления, приказы, указы органов исполнительной государственной власти;
• документы потребителя;
• документы на оборудование, средства измерения, инструменты и оснастку.

документы, разработанные и утвержденные на предприятии (СТП, РИ, ТУ на изделия, КД, ТД, положения, инструкции, и т.д.) являются документами внутреннего происхождения.

К документам внутреннего происхождения относятся:

• Политика в области качества;
• Руководство по качеству;
• Карты процессов СМК;
• Стандарты предприятия системного характера, типа «Основные положения»;
• Стандарты предприятия, рабочего характера, типа «Указания по применению». В том числе методики, положения, инструкции, и др;
• Конструкторская и технологическая документация;
• Инструкции ( производственные, рабочие, технологические, должностные);
• Положения о структурных подразделениях;
• Руководства Лабораторий;
• Записи (документы, содержащие достигнутые результаты, или свидетельства осуществленной деятельности).

Для удобства использования, в зависимости от объема необходимой информации, на конкретные рабочие места могут выдаваться «Выписки» из вышеуказанной документации. Управление «Выпиской» из документа осуществляется по тем же правилам, что и основным документом.

При пользовании нормативными документами СМК необходимо проверять действие ссылочных стандартов и других документов в информационной системе, в сети Интернет или по информационным указателям. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании нормативным документом следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом самого последнего издания, включая поправки.

6 Основные требования к документам СМК

6.1 Требования к Политике в области качества

Политика в области качества является элементом общей политики и утверждается высшим руководством.

Политика в области качества предприятия разрабатывается с учетом ожидаемого уровня удовлетворенности потребителей, предвосхищения ожиданий потребителей, возможности и потребности постоянного улучшения, необходимых ресурсов, вклада поставщиков и партнеров.

Политика в области качества излагается лаконично, понятным и доступным языком.

Политика в области качества в демонстрационном исполнении приведена в Руководстве по качеству (Руководство по качеству Приложение В).

Политика в области качества в оформленном виде, за подписью Руководителя предприятия размещается на видных местах во всех структурных подразделениях предприятия.

Политика в области качества корректируется по мере достижения предприятием поставленных в области качества целей.

6.2 Требования K Руководству по качеству

Руководство по качеству является основополагающим документом, излагающим процессную модель Системы Менеджмента Качества предприятия.

Руководство по качеству содержит область применения СМК, описание взаимодействия процессов СМК и ссылки на процедуры, разработанные для СМК.

Руководство не содержит конфиденциальной информации.

Ответственным за разработку, согласование, утверждение, а также внесение изменений 8 Руководство по качеству является БУСК.

6.3 Требования и порядок разработки карт процессов предприятия Требования и порядок разработки карт процессов предприятия.

Процедуры оформления извещений об изменении и внесения изменений в карты процессов СМК регламентированы настоящим СТП.

6.4 Требования к стандартам предприятия

Стандарты предприятия являются самой значимой по объему охватываемых ими задач и процедур частью документации СМК.

В стандартах предприятия детально описываются правила, процедуры и методы, применяемые при организации выполнения всего комплекса работ в СМК.

Процедуры оформления извещений Об изменении и внесения изменений в документацию согласно п. 7.2.4.

6.5 Требования и порядок разработки технологической и конструкторской документации

Процедуры оформления извещений об изменении и внесения изменений в документацию регламентированы вышеуказанными стандартами.

6.6 Требования к должностным инструкциям и положениям о подразделениях

Инструкции и положения являются нормативными документами для отдельных структурных единиц предприятия, и их требования обязательны к выполнению персоналом соответствующих подразделений.

6.7 Требования и порядок разработки Руководств Лабораторий

Лаборатория это — объект, проводящий контроль, испытания или проверку, которые могут включать химические, металлургические, геометрические, физические электрические испытания или испытания на прочность, а также иные виды контроля и испытаний.

Руководство лабораторий — это документально оформленная область деятельности лаборатории.

Содержание Руководства включает следующие разделы:

Раздел 1

Назначение лаборатории. (для чего предназначена лаборатория)

Раздел2

Методы выполнения лабораторных работ. Указывают название методов (методик) по которым выполняются работы.

Раздел З

Применяемое оборудование/оснащение.

Заполняется таблица:

Если перечень применяемого оборудования велик, допускается формировать таблицу отдельным приложением, а в разделе делать ссылку на данное приложение.

Раздел 7

Требования к условиям работы

В данном разделе указывают нормативные требования к : температуре воздуха, влажности, освещенности и др.

6.8 Требования к нормативной документации

К нормативной документации относятся государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), технические условия (ТУ) и другие внешние НД.

Применение стандартов и технических условий определено ГОСТ Р1.0.

Ответственность за обеспечение предприятия нормативными документами и их актуализацию несет БТД.

6.9 Требования к учетно-отчетной документации

Учетно — отчетная документация вводится процедурами документации СМК и предназначена для регистрации:

• данных о качестве;
• результатов выполнения установленных техпроцессами работ;
• выявленных несоответствий в СМК и процессах.

Формы учетно — отчетной документации устанавливаются в приложениях к документации СМК, которыми она вводится в действие.

Журналы с данными о качестве должны иметь на титульном листе надписи с указанием ответственного и сроки хранения.

Листы каждого журнала пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне последнего листа указывают общее количество листов (страниц) в журнале и заверяют подписью лица ответственного за ведение журнала, с указанием даты подписи.

Записи в журналах и другой учетно-отчетной документации следует делать четкими и разборчивыми. Исправления и перечеркивания заверяют подписью. Исправления забеливанием запрещено.

6.10 Требования к организационно-распорядительной документации

Посредством организационно-распорядительной документации до служб и подразделений предприятия доводятся руководящие указания администрации по всем вопросам СМК, организационной и производственной деятельности.

Разработку, регистрацию и рассылку организационно-распорядительной документации проводит подразделение разработчик.

7 Управление документацией и данными

Основной целью управления документацией в СМК является организация разработки, внедрения и поддержания в рабочем (актуальном) состоянии документов на всех стадиях их жизненного цикла и во всех подразделениях предприятия.

Действия по управлению документацией распространяются на всю документацию СМК.

К процедурам управления документацией в СМК относятся:

• обеспечение предприятия документацией сторонних организаций;
• доведение до сторонних организаций документации предприятия;
• разработка, согласование, утверждение и внедрение документов;
• рассылка документации для обеспечения ею должностных лиц и исполнителей подразделений и служб предприятия;
• контроль наличия в подразделениях, службах и на рабочих местах комплектов актуализированных и соответствующим образом оформленных документов, необходимых и достаточных для выполнения закрепленных работ, процедур, операций и т.д.
• контроль выполнения требований документов;
• периодическая проверка актуальности документов, своевременный их пересмотр и внесение изменений;
• оценка соответствия документов поставленным при их разработке целям и задачам;
• хранение и поиск документов, обеспечение свободного доступа к ним пользователей;
• аннулирование и своевременное изъятие у пользователей устаревших и отмененных документов;
• управление распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.д.). Их оформление, согласование, утверждение, рассылка, доведение до персонала, контроль исполнения.

7.1 Управление документами внешнего происхождения

7.1.1 Потребность в приобретении НД внешнего происхождения выявляется по результатам проведения анализа требований потребителей, совещаний, планов развития предприятия, либо по требованию любого сотрудника.

7.1.2 В случае подтверждения необходимости приобретения данного документа и отсутствия его на предприятии руководитель подразделения (инициатор приобретения необходимых НД) оформляет служебную записку в БТД, визирует ее у директора по направлению.

7.1.3 БТД осуществляет оформление заказа, получение документа и его регистрацию.

На поступивший документ оформляется карточка движения документа (ГОСТ 2.501 форма 2)

7.1.4 Контрольный экземпляр документа хранится в БТД. Выдача производится по требованию под личную подпись в карточке движения документа. Пользователь документа несет ответственность за его сохранность.

7.1.5 Проверка на актуальность проводится один раз в год БТД.

Рекомендуемые методы проверки:

1. Мониторинг сайтов www.gostost.ru (национальные стандарты), www.iso.org (стандарты ISO), других специализированных сайтов;
2. Использование компьютерной программы «Консультант +» для проверки изменений в законодательстве;
3. Обработка писем от потребителя об изменении ТУ;
4. Мониторинг сайтов поставщиков и производителей оборудования;
5. Опрос консалтинговых компаний.

Устаревшие документы, оставленные для юридических целей или для сохранения информации, соответствующим образом идентифицируются – на документ ставится штамп «Аннулирован по извещению №_____от______» и хранятся без ограничения срока в качестве архивного экземпляра.

7.2 Управление документами внутреннего происхождения

7.2.1 Разработка и согласование документации

При разработке документов необходимо руководствоваться стандартами предприятия. Ответственность за общую организацию работ по разработке документации и ее внедрению несут руководители соответствующих подразделений. Обязательным является согласование разрабатываемых документов с подразделениями – исполнителями

7.2.2 Утверждение и регистрация документации

Утверждение документации СМК производится после рассмотрения и согласования проектов документов во всех задействованных подразделениях в соответствии с областью распространения документа, и после прохождения метрологической экспертизы (при необходимости), и нормоконтроля.

Круг должностных лиц, согласующих и утверждающих проекты разрабатываемой документации, определен в стандартах предприятия.

Регистрацию утвержденной конструкторской и технологической документации осуществляет БТД в соответствии с СТП.

Регистрацию утвержденной документации, кроме конструкторской и технологической, осуществляет БТД в журнале учета документации СМК (ГОСТ 2501 форма 1).

Запрещается передавать и принимать все вновь разработанные документы без сопровождения электронной копии документа.

При регистрации подлинников документации в БТД с электронными копиями бумажных документов на верхнем поле карточки делают отметку «электронная копия», а в графе «наименование документа» (подлинник, дубликат, др.) указывают: «подлинник + эл. копия».

Допустимо журнал учета документации и карточки учета вести в электронной форме.

Вновь разработанная и вновь поступившая на предприятие документация передается в БТД со списком рассылки (перечнем подразделений предприятия и должностных лиц, которым нужно выдать копии документа). Форма списка рассылки — произвольная.

Через средства коммуникации (телефон, электронная почта, локальная компьютерная сеть) подразделения и должностные лица согласно списку рассылки уведомляются о вновь поступивших документах. При необходимости они направляют в БТД запросы на изготовление для них копий документов.

С учетом списка рассылки и поступивших запросов БТД выдает учтенные копии документов.

7.2.3 Обеспечение подразделений документацией и организация надзора за ее наличием и состоянием

Одним из основных условий организации результативного функционирования СМК является обеспечение необходимой документацией всех подразделений и рабочих мест и поддержание ее в актуальном рабочем состоянии.

Для упорядочения обращения с документами СМК и создания необходимых условий для надзора за ними они подразделяются на: подлинник, «контрольный» экземпляр; «учтенный» экземпляр; «неучтенный» экземпляр.

«Контрольным» экземпляром документа является его оригинал, на котором проставлены подлинные подписи должностных лиц участвовавших в разработке, согласовании и утверждении документа.

«Контрольный» экземпляр документа служит эталоном для сверки с ним «учтенных» экземпляров на идентичность.

«Учтенный» экземпляр — это копия «контрольного» экземпляра, которая выдается пользователям с обязательным последующим внесением всех «изменений», которые вносятся в «контрольный» экземпляр;

Технологическое бюро (служба, отдел) должно быть обеспечено полными комплектами учтенной КД и ТД, соответственно со штампами: «Учтенный».

Учтенные экземпляры КД, ТД в цеха-изготовители выдаются со штампами. «Учтенный» и «Цех

При необходимости выдачи учтенной документации другим заинтересованным службам проставляется штамп «Учтенный» и рядом со штампом указывают подразделение, куда выдается документ. Например: «Учтенный» ОГМ.

Нанесение штампов на стандарты, методики, положения и др. проводится аналогично.

«Неучтенный» экземпляр — это копия «контрольного» экземпляра документа, находящаяся в архиве или переданная за пределы предприятия в сторонние организации, в том числе потребителям продукции предприятия, по их просьбе, которая не подвергается надзору за обязательным внесением всех произведенных «изменений».

«Контрольные» экземпляры документов СМК хранятся в подразделениях предприятия в соответствии с таблицей1

Таблица1

Обеспечение подразделений и должностных лиц предприятия «учтенными» экземплярами документов СМК осуществляется по спискам рассылки. Форма «списка рассылки» приведена в приложении А.

Для осуществления надзора за состоянием документации СМК в подразделениях предприятия из числа инженерно-технических работников распоряжением руководителя подразделения назначаются ответственные должностные лица.

Основными задачами должностного лица, ответственного за состояние документации являются:

• получение документации;
• передача полученных документов на рабочие места специалистам и исполнителям подразделения, ознакомление их под роспись в «листе ознакомления»(допускается ознакомление на рабочем месте росписью на обратной стороне документа);
• составление и ведение «Перечня документации СМК, действующей в подразделении» (приложение 5) (при необходимости);
• периодический надзор за наличием у пользователей подразделения документации, ее состоянием и актуальностью;
• внесение «Изменений» в «учтенные» экземпляры документов, находящиеся у пользователей подразделения;
• изъятие с рабочих мест подразделения аннулированной и изношенной документации.

(Ответственность за организацию учета, хранения, внедрения, применения, актуализацию и состояние «учтенных» документов СМК, выданных подразделениям — пользователям, несут начальники этих подразделений.

Вся направленная в подразделения документация СМК заносится в Перечень документации СМК, действующей в подразделении. «Перечень» утверждается руководителем подразделения.

Ежегодно, в течение 1 квартала, «Перечень» и документация СМК, действующая в подразделении подлежат анализу на полноту и актуальность. При необходимости «Перечень» уточняется и переутверждается. На «Перечень» и документацию СМК, признанные актуальными ставится штамп, (либо делается надпись) «Годен на _ год». Штамп (надпись) заверяется подписью, ответственного лица и датой. Допускается штамп ставить на обратной стороне документа.

Соответствие документов, используемых для работы на рабочих местах в подразделениях предприятия, их «Контрольным» экземплярам проверяется при проведении:

• авторского надзора;
• контроля технологической дисциплины;
• внутренних и внешних аудитов, а также целевых проверок.

Так же в процессе анализа несоответствий в продукции, процессах, СМК, при разработке корректирующих и предупреждающих мер оценивается соответствие и актуальность документации.

Авторский надзор осуществляется специалистами технологического бюро (отдела, службы) производственного подразделения. Перед проведением авторского надзора проводится проверку применяемой документации «Учтенного экземпляра» На соответствие подлиннику или контрольному экземпляру, с подтверждением ее актуальности (допускается с обратной стороны документа).

Специалист технологического бюро (отдела, службы) проводит анализ выявленных несоответствий, оформляет «Отчет по авторскому надзору» (приложение B) и утверждает его у руководителя технологического бюро (отдела, службы).

Замечания устраняются. При разработке мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

7.2.4 Внесение изменений в документацию

7.2.4.1 Основаниями для изменения документов, используемых на предприятии, являются:

• результаты анализа СМК со стороны руководства;
• поступление на предприятие различного рода руководящей документации, положения которой необходимо внести в соответствующие документы предприятия;
• внедрение новых технологических процессов и средств технологического оснащения, совершенствование процедур;
• предложения и требования заказчика;
• внесение постоянных корректив в документацию СМК на основе анализа причин выявляемых несоответствий в продукции, процессах и в СМК в целях их предупреждения;
• результаты внутренних и внешних проверок;
• результаты авторского надзора;
• предложения от подразделений и служб.

Порядок разработки, согласования и утверждения извещений об изменении аналогичен порядку разработки, согласования и утверждения документов и определен ГОСТ 2.503 и настоящим СТП.

Извещения на изменения регистрируются в электронном Журнале регистрации извещений. Файл Журнала размещен в сетевой папке, ведение журнала обеспечивает БТД.

Номер извещения присваивается по запросу по электронной почте, либо через систему обмена мгновенными сообщениями (QIP). Номер указывается в виде ГГАБРХ где ГГ -две последние цифры текущего года, АБР – шифр предприятия, Х-порядковый номер по журналу регистрации в пределах текущего года.

7.2.4.2 Извещение об изменении обязательно содержит:

• причину изменения,
• дату выпуска и срок изменения, указания по работе со всеми заделами продукции, затронутыми изменением.

В поле «Обозначение», а при необходимости и в поле «Содержание изменения» после обозначения изменяемого документа указывается имя электронной копии документа (при наличии), а в примечании указывается краткое содержание изменения.

B поле «Приложение» указывают количество листов приложений (при отсутствии графу прочеркивают). При наличии электронной копии документа указывают обозначение и номер версии изменяемого документа.

Файлы электронных копий документов передаются по E-mail, через папку «обмена» с обязательным уведомлением БТД через систему обмена мгновенными сообщениями (QIP), одновременно с подлинником (бумажным вариантом) документа.

Электронная копия документа должна быть в редактируемом формате (Word, Excel).

Ответственность за соответствие содержания электронной копии документа подлиннику несет специалист, разработавший извещение и лицо, утверждающее данной извещение (Директор по направлению).

При внесении изменений, имя файла электронной копии документа (СТП, ТП, ТИ и др.) после обозначения ставится пробел, маленькая буква «и» и порядковый номер изменения.

Пример обозначения

ТП АБР01140.00245 — файл АБР01140.00245 и1.

При внесении изменений в отдельные листы многостраничного документа, электронная копия документа заменяется полностью с указанием в измененных листах номера изменения, номера извещения, даты, фамилии исполнителя. Обязателен Лист регистрации изменений с актуальными записями.

7.2.4.3 Специалист БТД:

регистрирует извещение в карточке учета документа, сверяет наличие всех передаваемых документов, листов, файлов электронных копий документов согласно списку, указанному в графе «Приложение» извещения;

в подлинниках (бумажных вариантах) документов проверяет наличие всех подписей;

в подлинниках (бумажных вариантах) документов и электронных копий документов проверяет: наименование, обозначение, общее количество листов, фамилии лиц, подписавших документ, также соответствие обозначения и наименования файла электронной копии обозначению и наименованию подлинника (бумажной версии);

проводит все необходимые изменения в существующих бумажной и электронной версиях (на сервере, с сохранением в архиве версий до внесения изменений).

подтверждает проведения изменений подписью в графе извещения «подлинник исправил», при наличии электронной копии бумажного документа, добавляет «+ эл.копия».

Запрещается передавать и принимать извещение на изменение подлинника (бумажной версии) документа при отсутствии измененного файла электронной копии документа, при наличии электронной копии на сервере.

7.2.4.4 Далее:

копии извещений об изменении направляются пользователям изменяемых документов, согласно картотеке учета;

внесение изменений в документацию, находящуюся во всех подразделениях предприятия осуществляет «ответственный» за документацию в подразделении;

все вносимые в документацию изменения регистрируются в «Листе регистрации изменений»;

извещения, аннулированные листы, разделы, документы контрольных экземпляров со штампом «Аннулирован» хранятся B БТД;

при проведении извещений об аннулировании листов, разделов и документов в целом аннулированные копии должны быть сохранены в службах, являющихся разработчиками документов (например: аннулированная КД хранится в ОГК с отметкой «Аннулирован»);

хранение в подразделениях и на рабочих местах аннулированных копий вместе с действующими экземплярами не допускается. «Ответственный» за документацию в подразделении изымает аннулированные документы y пользователей и по акту (приложение К) (допускается по служебной записке) передает в БТД, где они уничтожаются.

7.2.4.5 Изменения в документацию СМК

( положения об оплате и др. утверждаемые и вводимые приказом по заводу, оформляются их разработчиком в виде отельного документа. Эти изменения прилагаются к соответствующему приказу, с формой листа ознакомления.

Подлинник изменений с приказом хранится в БТД вместе с подлинником документа. БТД выдает учтенные копии изменений, приказа, листа ознакомления абонентам. При этом оформляется список рассылки. Извещение об изменении не выписывается.

Копии изменений прикладываются к действующим экземплярам документации СМК в подразделениях.

В листе регистрации изменений делается отметка с ссылкой на приказ.

Руководители подразделений доводят изменения до работников.

Работники ставят подпись в листе ознакомления, который сдается в Дирекцию по персоналу.

В случае полной замены такого документа по приказу, в приказе записывают: «предыдущий документ аннулировать и заменить на вводимый документ» (с указанием соответствующих номеров документов).

8 Постановка на учет, хранение контрольных копий документов СМК на магнитных носителях и внесение